źródło: www.sxc.hu źródło: www.sxc.hu

Dla każdego, kto chce się w jakiś sposób „zorganizować”, bo czuje, że nie udaje mu się panować do końca nad chaosem życia. Dla przypomnienia, poprzednie części tej cennej publikacji ukazały się wcześniej tutaj:

Zorganizuj się i lepiej zarządzaj czasem... w 10 krokach część 1

Zorganizuj się i lepiej zarządzaj czasem... w 10 krokach część 2

Zorganizuj się i lepiej zarządzaj czasem... w 10 krokach część 3

Krok 9 - Szukaj pomysłów i usprawniaj swój system

„Moim zamiarem nie jest dodawanie więcej do obecnych teorii i modeli osiągania sukcesu. Próbowałem, przeciwnie, określić podstawową niezmienną zasadę, która przy jej zastosowaniu zawsze zadziała. Podobnie jak z grawitacją, kiedy rozumiesz zasadę, możesz działać dużo efektywniej, bez względu na to co robisz. Być może to właśnie jest oczkiem w podejściu powrotu do podstaw!”. (David Allen)

Wszystko opiera się na podstawach... i rzeczach oczywistych

Minęło już osiem kroków naszego kursu. Jednak jestem pewien, że dla wielu osób znaczną część z tego, co do tej pory omówiliśmy, stanowią sprawy dosyć oczywiste i logiczne – wybieraliśmy najbliższe zadania, organizowaliśmy rzeczy w projekty, pracowaliśmy z różnymi kontekstami itd., ale cały problem w tym, że – zazwyczaj nie robimy tego co jest oczywiste.

Odkrywaj to co oczywiste na nowo!

Bardzo często trzeba nam przypominać o tym co oczywiste... lub musimy oczywiste metody, zasady czy wytyczne, które sprawdzały się dla nas w przeszłości odkrywać na nowo, a w przyszłości też zadziałają. Tak samo mają się sprawy z Cotygodniowym Przeglądem – jeśli robiłeś go przez kilka tygodni pod rząd, to na pewno pamiętasz to uczucie „kontroli” jakie miałeś przez cały tydzień dzięki niemu – wiesz, że działa..., ale jeśli z jakiegoś powodu ostatnio go nie zrobiłeś – prawie na pewno chcesz powrócić do „starego dobrego zwyczaju” przeglądania spraw raz w tygodniu.

Ciągle potrzebujemy inspiracji i wezwania do działania

Kiedy po raz pierwszy przeczytałem książkę Davida Allena „Getting Things Done” zainspirowała mnie ona – to było moje wezwanie do działania – do zrobienia rzeczy, a potem do stworzenia Nozbe dla siebie, aby osiągnąć lepszą produktywność. Potem, aby pokazać go światu, żeby też inni mogli sobie pomóc – tak więc Ty też możesz skorzystać z moich lekcji. Do dziś przeczytałem tę książkę kilkakrotnie, czytałem oryginał, czytałem polskie tłumaczenie, mam też ją w formie e-booka na moim komputerze i audio w odtwarzaczu muzyki. I wciąż do niej wracam.

Aktywnie szukaj informacji i usprawniaj swój system

Ten kurs to tylko dobry początek, ale w przyszłości zachęcam Cię do znalezienia czasu na czytanie materiałów dodatkowych, mogących zainspirować Cię lub przypomnieć o ciągłej pracy nad sobą i Twoim systemem produktywności.

Subskrybuj blogi GTD

Nie uwierzysz, jak wiele wspaniałych blogów GTD jest w internecie. Zawierają one wiele użytecznych danych i informacji o produktywności. Zainspirowały mnie one do stworzenia własnego bloga oraz nawet do stworzenia magazynu o produktywności „Productive! Magazine”, który nie miałby racji bytu bez pomocy blogerów.

Krok 9 – do zapamiętania:

Wszyscy potrzebujemy ciągłej inspiracji i wezwania do działania. Ten kurs to tylko początek i na pewno pomoże Ci znaleźć się na właściwej drodze do usprawnienia swojego systemu pracy. Pamiętaj o przeczytaniu kilku książek, czytaniu blogów o produktywności lub innych internetowych kursów, a przede wszystkim – nie bój się sięgać do źródła informacji, gdyż możesz tam znaleźć coś użytecznego za każdym razem, gdy przeczytasz ponownie o „rzeczach oczywistych”.

Krok 10 – Produktywność. Klika podpowiedzi na koniec

„Maksimum Produktywności to sprawianie, że coś się dzieje – meble, autostrady, czy zabawa – przy najmniejszym możliwym nakładzie pracy. Fakt istnienia nakładu pracy daje nam do zrozumienia, że musimy zmierzyć się z ograniczeniami i przeciwnościami aby w ogóle móc coś zrobić. Poprawianie produktywności to efektywniejsze rozwiązywanie problemów, barier i kwestii stojących na Twej drodze – czegokolwiek co przeciwstawia nam się czy osłabia nasz ruch do przodu.” (David Allen)

Aby osiągnąć maksimum efektywności przy najmniejszym możliwym nakładzie pracy

Zbliżamy się do końca naszego kursu a to jest jego ostatni rozdział, w którym chciałbym się z Tobą podzielić moimi kilkoma sztuczkami – metodami, które działają w moim przypadku i pomagają mi być bardziej produktywnym i mieć pod kontrolą codzienne sprawy. Zacząłem tę lekcję cytując drugą książkę Davida Allena – „Gotowy na Wszystko...” – jest ona wspaniałym zestawieniem sztuczek i podpowiedzi dotyczących GTD i polecam ją z całego serca.

Dowiedz się gdzie jesteś i gdzie chcesz być

Na przestrzeni lat nauczyłem się paru użytecznych rzeczy. Jedną z najważniejszych jest świadomość celu. Wiedza dotycząca tego, gdzie jesteś w danej chwili w pracy i w życiu prywatnym, ale i tego, gdzie podążasz. Pomaga to wielce przy podejmowaniu decyzji.

To samo odnosi się do Twoich zobowiązań – jeśli znasz swoje obecne zobowiązanie, będzie Ci o wiele łatwiej wybrać nowe. Zanim zdecydujesz się czegoś podjąć, zapytaj się siebie czy naprawdę jest to zadanie dla Ciebie – czy naprawdę pasuje to do Twoich obowiązków w pracy. Nie wpadaj w pułapkę „mogę zrobić wszystko” – oczywiście, że możesz – ale czy musisz? I jakim kosztem?

Nie bądź niewolnikiem swojego kalendarza

Wielu ludzi staje się niewolnikami własnych kalendarzy w trakcie przygotowywania się do realizacji zadań. Po postu decydują „zrobię to w poniedziałek, to we wtorek a to.... itd", ale rzadko zdarza się, aby rzeczywiście można było sprawy tak pozałatwiać. To dlatego David Allen upiera się, że w kalendarzu powinny znajdować się tylko zadania związane z datą, takie jak spotkania czy umówione wizyty. Nic ponad to i nic mniej.

Do działań tygodniowych przygotuj listę Twoich Najbliższych Zadań i rób to co chcesz zrobić w danej chwili – nie wpisuj swoich zadań do kalendarza, on nie został wymyślony do tego. Zaufaj mi – już tego próbowałem i nie działało. Obecnie mój kalendarz zawiera tylko rzeczy, które mają wydarzyć się określonego dnia o określonej porze.

Wyobraź sobie pracę w fabryce

Kiedy planujesz swoją listę zadań i działań oraz listę „Najbliższych Zadań” zawsze wyobraź sobie najzdrowszą psychologicznie pracę – w fabryce, przy maszynie. To wygląda mniej więcej tak: idziesz do pracy w fabryce, tam masz stertę materiału, maszynę do jego obróbki i potem wynik, czyli gotowy produkt. Nie musisz za dużo myśleć nad tym co zrobić. Po prostu wkładasz materiał do maszyny, wciskasz przycisk i z drugiej strony wychodzi gotowy produkt. To samo odnosi się do codziennej pracy. Postaraj się zaprojektować swoje zadania tak, aby wymagały od Ciebie jak najmniej myślenia... a będziesz szczęśliwy. Pamiętaj – wszystkie zadania są tylko materiałami do przerobienia. Pomyśl o nich w ten właśnie sposób.

Sprawdzanie e-maila – spraw, aby była to Twoja decyzja

Tutaj ponownie wiele osób jest niewolnikami swoich programów mailowych i sprawdzają je co parę minut rozpraszając się przy każdej przychodzącej wiadomości. To samo odnosi się do czytania takich wiadomości. Czy przeczytałeś jakąś wiadomość więcej niż raz? Więcej niż dwa razy? Dlaczego?

Spraw, aby sprawdzanie skrzynki mailowej było Twoją świadomą decyzją – ja zdecydowałem się sprawdzać e-mail co 2-3 godziny i to wtedy czytam wiadomości – decyduję co z nimi zrobić, odpowiedzieć, usunąć, przekazać czy zachować. Decyduję czy jest ona wykonalna (i dodaję do zadań w moim systemie) lub nie. Otrzymuję wiele wiadomości e-mailowych dziennie, a więc czytanie ich parę razy jest stratą czasu i energii.

Umieść wszystko przed drzwiami swojego umysłu

Jeśli nie chcesz zapomnieć o zabraniu czegoś ze sobą do pracy rano, gdzie to kładziesz? Przed drzwiami? Czyż to nie proste? To samo odnosi się do pamiętania wieczorem, że muszę coś zrobić na komputerze następnego ranka, a nie chce mi się go już otwierać. Przyklejam sobie post-it na laptopie. To jest proste, a umysł może już o tym zapomnieć. Nie odkładaj rzeczy na później w umyśle. Odkładaj je przed drzwiami swojego umysłu.

Krok 10 – do zapamiętania:

Jest wiele prostych trików i sztuczek mogących pomóc nam w efektywniejszym załatwianiu spraw. Pamiętaj, aby być świadomym tego, gdzie jesteś i gdzie chcesz być. Podejmuj decyzje zgodnie z Twoimi marzeniami. Nie daj się zniewolić kalendarzowi i skrzynce e-mail i sam decyduj, kiedy coś zrobić albo kiedy odpowiedzieć na wiadomość. Staraj się pamiętać przygotowując listy zadań, że wszystko można zrobić jak w fabryce... i przy minimalnym wysiłku. Miej wszystko przed drzwiami swojego umysłu.

Uwolnij umysł i bądź szczęśliwy

Wielkie dzięki, że wspólnie doszliśmy do końca tego kursu! Bardzo mnie cieszy, że moja własna droga do większej efektywności pomaga innym w ich bataliach o osobistą produktywność. Wszystko zaczęło się od książki Davida Allena i potem od Nozbe – programu internetowego do metodyki GTD, który wymyśliłem dla siebie. Sprawdził mi się, a teraz pomaga dziesiątkom tysięcy użytkowników z USA, Wielkiej Brytanii, Kanady, Japonii, Holandii, Niemiec, Hiszpanii, Francji, Polski i wielu innych państw na całym świecie w byciu bardziej efektywnym każdego dnia. Zdecydowałem się podzielić swoim sposobem na „Getting Things Done” w tych dziesięciu prostych krokach i mam nadzieję, że Ty też na tym skorzystasz. Nie krępuj się napisać do mnie, jeśli masz pytania, wątpliwości lub komentarze – chętnie dowiem się więcej od Ciebie.

Autor tekstu jest właścicielem i pomysłodawcą aplikacji internetowej do zarządzania projektami i czasem Nozbe.com opartej na metodyce Davida Allena „Getting Things Done”. Redaktor naczelny czasopisma o produktywności „Productive! Magazine” (ProductiveMagazine.com). Z wykształcenia magister zarządzania na Uniwersytecie Gdańskim oraz Diplom Betriebswirt na FH-Stralsund w Niemczech. Na Twitterze jako @MichaelNozbe, prywatnie bloguje na MichaelNozbe.com oraz ProductiveShow.com. Obecnie mieszka w Warszawie, chociaż mieszkał już w wielu miejscach w Europie. Bardzo chce, żeby świat był bardziej zorganizowany, a ludzie bardziej produktywni i zadowoleni z życia.

Tekst pochodzi z najnowszego, drukowanego wydania „Network Magazynu” nr 27/2011.