źródło: www.flickr.com źródło: www.flickr.com

Dla każdego, kto chce się w jakiś sposób „zorganizować”, bo czuje, że nie udaje mu się panować do końca nad chaosem życia. Dla przypomnienia, pierwsza część publikacji ukazała się w tym miejscu. A teraz zapraszamy na lekturę części drugiej:

Niezależnie od tego czy jesteś studentem, profesorem, przedsiębiorcą lub pracownikiem dużej czy małej firmy, ten kurs jest dla Ciebie, jeśli chcesz zrobić więcej, szybciej i efektywniej.

Krok 3 – Jakie jest Najbliższe Zadanie?

„Najbliższe (lub następne) zadanie jest fizycznym, widzialnym zachowaniem na każdej otwartej pętli. (...) Tak więc, gdzie wszystkie Twoje przypomnienia o zadaniach lądują? Na listach „najbliższych zadań”, które wraz z kalendarzem są sercem codziennego zarządzania czasem.” (David Allen)

Dla mnie idea „najbliższych zadań” jest najważniejszą częścią GTD. Kiedy odkryłem książkę Davida Allena i przeczytałem ją, zrozumiałem ogromną różnicę między tradycyjnymi listami spraw do załatwienia, menedżerami zadań... a programami wspierającymi metodykę GTD.

Mamy długie, niekończące się listy zadań w wielu projektach

Jeśli tak jak ja robisz wiele rzeczy podczas dnia i masz dużo projektów, możesz szybko utonąć pod natłokiem zadań i spraw do załatwienia w każdym z tych projektów. Czyli krótko mówiąc, masz codziennie przed sobą dziesiątki projektów i setki zadań... masakra. A ja już w pierwszym kroku pisałem o „pustym umyśle”.

Jak się nie przerazić i sprawić, aby te projekty nie stały w miejscu?

To jest możliwe. Wystarczy w każdym projekcie, który chciałbyś chociaż trochę „pchnąć do przodu” wyznaczyć najbliższe działanie. Tak, nie musi być to wielka sprawa – po prostu znajdź na liście zadań danego projektu jedno, jedyne zadanie, które wiesz, że zbliży projekt chociaż trochę bardziej do zakończenia. W niektórych projektach mam jedno najbliższe działanie, w innych mam kilka, a czasami nie mam żadnego... Tak czy owak, dzięki tej prostej technice wybieram tylko kilkanaście zadań spośród setek wszystkich działań, które na mnie czekają. To oznacza, że codziennie mój umysł zajmuje się tylko tą krótką listą najbliższych zadań i nie zawraca sobie sprawy całą resztą.

Jak Najbliższe Działania pracują dla mnie?

Mówiąc prosto, po Tygodniowym Przeglądzie (omówię go szczegółowo w dalszej części kursu), to znaczy, po przejrzeniu wszystkich projektów i wyborze Najbliższych Zadań mam zazwyczaj listę Najbliższych Zadań mającą około 40 godzin (8 godz./dzień * 5 dni/tydzień). Zazwyczaj pracuję do 10 godzin dziennie, co daje mi 2 zapasowe godziny na niespodziewane zadania mogące pojawić się w ciągu każdego dnia tygodnia.

Wyznaczam 0-3 Najbliższych Zadań na projekt.

Istotne jest pamiętanie o nie zaznaczaniu wszystkich zadań jako najbliższych – porostu nie ma to sensu. Jak pisałem wcześniej, niektóre projekty mają 0 Najbliższych Zadań. Żadnego – bo zdecydowałem ich po prostu nie ruszać, inne mają po trzy Najbliższe Zadania bo chcę skoncentrować się na nich w tym tygodniu. Staram się utrzymywać to w taki sposób, aby nie wybierać więcej niż 3 zadań z danego projektu. W przeciwnym razie moja lista Najbliższych Zadań byłaby zapchana i całkowicie bezużyteczna.

Przykłady Najbliższych Zadań

Wszystko zależy od Twojego projektu. Jeśli organizujesz wesele, twoim Najbliższym Zadaniem może być znalezienie knajpy lub zrobienie listy gości. Jeśli pracujesz nad prezentacją, takim zadaniem może być szukanie materiałów lub przygotowanie schematu prezentacji. Czasami takim zadaniem może być po prostu jeden telefon do kogoś. W większości przypadków Najbliższych Zadań może być kilka w projekcie – zrób te, które masz teraz właśnie ochotę robić.

Krok 3 – do zapamiętania:

Wyznaczaj Najbliższe Zadania. Jeśli nie wiesz co zrobić z danym projektem zastanów się nad następnym małym kroczkiem, który możesz wykonać aby posunąć ten projekt choć trochę do przodu. Nie przesadzaj z ilością Najbliższych Zadań bo zdekoncentrujesz się. Naucz się panować, tworzyć i zarządzać swoją listą Najbliższych Zadań – to Twój klucz do osiągnięcia znacznej poprawy w osobistej produktywności.

Krok 4 – Praca w Kontekstach

„Niewiele zadań może być wykonanych w dowolnym miejscu (jak na przykład notowanie pomysłów na temat projektu piórem na papierze), większość wymaga określonej lokalizacji (w domu, w pracy) lub posiadania pod ręką jakiegoś narzędzia, takiego jak telefon czy komputer. To są jedne z podstawowych czynników ograniczających Twój wybór tego co możesz w danej chwili zrobić.” (David Allen)

Projekty czy listy działań i spraw do załatwienia są bardzo użyteczne przy notowaniu tego, co musisz zrobić. Jak już wiemy z poprzednich lekcji, lista „Najbliższych Działań” pomaga nam skupić się na doprowadzaniu projektów do końca. Pomysł „Kontekstów" jest kolejną bronią mogącą pomóc Ci w oczyszczeniu tych długich list zadań i załatwieniu większej ilości spraw.

Czym jest „Kontekst”?

Jak mówi David – może to być miejsce, narzędzie, osoba czy otoczenie... które pomoże nam w wykonaniu naszych działań. Niektórymi przykładami kontekstów są: telefon (dzwonisz do ludzi, aby załatwić sprawy związane z więcej niż jednym projektem, prawda?), komputer (musisz wykonać działania na komputerze związane ze swoimi projektami), biuro, dom... i takich przykładów można mnożyć. Poniżej przytoczę klika najbardziej obrazowych:

Masz ochotę do kogoś zadzwonić?

Bardzo lubię kontekst o nazwie „telefon” – szczególnie po lunchu. Kiedy zjem dobry lunch i wracam do pracy, nie czuję się wybitnie produktywny. Właściwie to mam ochotę na małą „siestę”, ale pracować trzeba. Wtedy otwieram kontekst „telefon” w moim zaufanym systemie i widzę wszystkie zadania z nim związane... czyli po prostu wszystkie osoby, do których powinienem zadzwonić ze wszystkich moich projektów. Niektóre z nich nie muszą być nawet moimi „następnymi działaniami” w tych projektach.

Tak czy owak, podnoszę słuchawkę i dzwonię po kolei do tych osób... i nagle, po kilku rozmowach czuję się wybitnie produktywny, widzę że wykonałem sporo telefonów, które ruszyły wiele moich projektów z miejsca... chociaż jedno na co miałem ochotę to krótka drzemka po dobrym obiadku. To właśnie jest magia przyporządkowywania kontekstów do zadań.

Moim szczególnym kontekstem związanym z pieniędzmi są: finanse. Jako właściciel małej firmy internetowej, jestem osobą odpowiedzialną za finanse mojej firmy i w wielu projektach muszę kogoś opłacić lub otrzymać jakąś zapłatę, więc wszystkie takie czynności umieszczam w kontekście „Finanse”. Kiedy tylko loguję się do mojego internetowego systemu bankowego, otwieram kontekst „Finanse” i wykonuję wszystkie znajdujące się tam działania za jednym zamachem.

Kontekst może być narzędziem, miejscem, a nawet osobą

Mam również kontekst o nazwie „Asystentka” i kiedy tylko mam zadanie, które chcę z nią omówić na spotkaniu, nadaję mu ten właśnie kontekst. Później, podczas spotkania otwieram kontekst „Asystentka” i mam pewność, że spotkanie będzie dobre i o niczym nie zapomnimy.

Inne przykłady kontekstów

Mam kontekst „Zakupy” i kiedy notuję rzeczy, które muszę kupić do różnych projektów, przypisuję im właśnie ten kontekst, aby później, będąc na zakupach mieć całą listę rzeczy do kupienia przed sobą na liście tego kontekstu. Dzięki temu jeden wyjazd na zakupy kończy się zdobyciem wszystkich potrzebnych rzeczy do wszystkich projektów nad którymi pracuję.

Krok 4 – do zapamiętania:

Idea Kontekstów pomaga w przeglądaniu i załatwianiu wielu zadań przy utrzymaniu maksymalnego poziomu Twojej wydajności – z narzędziem pod ręką, w określonym środowisku, czy nawet w towarzystwie kogoś. Konteksty, niezależnie od projektów, tworzą dodatkową pomoc w szybkim załatwieniu czekających na nas zadań.

Krok 5 – Zarządzaj swoimi materiałami pomocniczymi

„Zazwyczaj polecam, aby ludzie trzymali swoje materiały pomocnicze poza zasięgiem wzroku, ale w zasięgu ręki. Będą oczywiście momenty, kiedy będzie to bardziej wygodne, aby materiały były dostępne do natychmiastowego wglądu, szczególnie gdy pracujesz nad czymś skomplikowanym i potrzebujesz zajrzeć do nich kilkakrotnie w ciągu dnia.” (David Allen)

Zorganizowane życie nie kończy się na listach spraw do załatwienia Listy spraw do załatwienia zawarte w Twoich projektach są tylko początkiem udanego systemu efektywności. Twój system nie tylko składa się z działań i zadań – musisz mieć też materiały pomocnicze, aby projekt mógł się rozwijać i aby być w stanie określać kolejne zadania w przyszłości. Omówiliśmy część z tego już wcześniej, ale teraz rozwiniemy ten temat.

Udane zarządzanie materiałami pomocniczymi

Aby pchnąć projekt do przodu musisz określić najbliższe działania, a tylko za pomocą dobrze zarządzanych materiałów pomocniczych możesz wiedzieć co powinno zostać zrobione w następnej kolejności, lub jak zadanie powinno wyglądać. Kluczem do tej wiedzy jest dobrze przemyślany system zarządzania materiałami pomocniczymi.

Dobre notatki będą zbierać w sobie pomysły niezadaniowe

Notatki pomagają mi w ułożeniu myśli co do projektu. Zazwyczaj używam ich do składowania luźnych myśli na temat projektu jeśli nie mam co do nich pewności, iż wyniknie z nich coś wykonalnego. Na przykład:

Notatki ze spotkań i rozmów telefonicznych

Gdy jestem na spotkaniu dotyczącym projektu lub rozmawiam przez telefon, korzystam z notatek, żeby zanotować pomysły i wszystkie informacje jakie otrzymuję. Nie muszę się zastanawiać czy i z czego wyniknie jakiekolwiek zadanie, pomyślę o tym później – w tym momencie po prostu notuję i zachowuję wszystko w jednym miejscu. Później – po rozmowie czy spotkaniu – przeglądam notatki i wyciągam z nich rzeczy wykonalne (nadające się do dodania do listy zadań danego projektu), a resztę zostawiam, jako materiały do wglądu.

Pomysły, adresy i inne dane, jako notatki

Wykorzystuję notatki również do tego, aby przechowywać w nich inne ważne, związane z projektem informacje, które w formie luźnych myśli wpadają mi do głowy i muszę gdzieś zapisać adresy osób związanych z projektem, linki do innych stron i inne użyteczne dane.

Dołączaj pliki i inne materiały referencyjne

Często będziesz potrzebował więcej niż tylko notatek do projektu. Będziesz potrzebował arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów, obrazów... i innych plików. Miej je wszystkie razem. Dołączaj je do projektów i przechowuj tam, gdzie powinny być, gdy ich potrzebujesz.

Krok 5 – do zapamiętania:

Aby podnieść swoją wydajność naucz się zarządzać swoimi plikami pomocniczymi i notatkami w projektach, żeby zachowywać potrzebne informacje tam, gdzie mogą się przydać. Dzięki dobrym materiałom pomocniczym lepiej zrozumiesz projekt oraz łatwiej wyznaczysz sobie Najbliższe Działania z nim związane.

Autor tekstu jest właścicielem i pomysłodawcą aplikacji internetowej do zarządzania projektami i czasem Nozbe.com, opartej o metodykę Davida Allena „Getting Things Done”. Redaktor naczelny czasopisma o produktywności „Productive! Magazine” (ProductiveMagazine.com). Z wykształcenia magister zarządzania (Uniwersytet Gdański) oraz Diplom Betriebswirt na FH-Stralsund w Niemczech. Na Twitterze, jako @MichaelNozbe, prywatnie bloguje na MichaelNozbe.com oraz ProductiveShow.com. Obecnie mieszka w Warszawie, choć żył już w wielu miejscach Europy. Bardzo chce, żeby świat był bardziej zorganizowany, a ludzie bardziej produktywni i zadowoleni z życia.