Dla każdego, kto chce się w jakiś sposób „zorganizować”, bo czuje, że nie udaje mu się panować do końca nad chaosem życia. Niezależnie od tego czy jesteś studentem, profesorem, przedsiębiorcą lub pracownikiem dużej czy małej firmy, ten kurs jest dla Ciebie, jeśli chcesz zrobić więcej, szybciej i efektywniej.

Zanim zaczniemy lepiej pracować...

Chciałbym się przedstawić. Nazywam się Michał Śliwiński i urodziłem się jako osoba bardzo niezorganizowana. Właściwie nie wiem czy taki się urodziłem, czy też po prostu nabrałem złych nawyków, trudno powiedzieć. Jedno jest pewne – pomimo, iż w życiu nie szło mi źle to wiedziałem, że jestem w stanie osiągnąć sporo więcej, jeśli tylko „się zorganizuję”.

Wtedy kolega podsunął mi książkę Davida Allena „Getting Things Done” (w skrócie: GTD), która zmieniła na zawsze moje życie. Nie dość, że odkryłem świetną metodykę do zarządzania czasem, która pomaga mi zorganizować swoje życie od wielu lat, to jeszcze zainspirowała mnie ona do stworzenia własnego narzędzia, wspierającego wdrażanie tej metodyki w życiu prywatnym i firmowym – „Nozbe” (www.nozbe.com). Od dwóch lat prowadzę również pierwsze globalne czasopismo o produktywności www.ProductiveMagazine.com.

Ten kurs nie jest tylko o GTD ani o Nozbe

Informacje zawarte w tym kursie są bardzo ogólne i nie dotyczą konkretnego narzędzia – można korzystać z Nozbe, z innych narzędzi online, czy też programów do zainstalowania na komputerze, jak również prostej kartki papieru czy notesu. Każdy powinien znaleźć swój własny, indywidualny sposób na wdrożenie metod zawartych w tym kursie. Co więcej, ten kurs jest oparty nie tylko o metodykę Getting Things Done (GTD), ale także o wiele innych sposobów i podejść do tematu. Studiowałem wiele z nich i poniżej piszę tylko o tym, co sam testowałem i co udało mi się wdrożyć w swoje życie.

Krok 1 - Oczyść Umysł

„Po pierwsze, jeśli coś ci siedzi w głowie, to twój umysł nie jest czysty. Cokolwiek uważasz za nieukończone, w jakikolwiek sposób musi zostać zapisane w zaufanym systemie poza twoim umysłem lub w czymś co ja nazywam koszem zbiorczym, co do którego masz pewność, że regularnie go przeglądasz i oczyszczasz.” (David Allen)

Mit wielozadaniowości

Moja żona często śmieje się ze mnie i twierdzi, że jestem jak system operacyjny Windows na ustawieniach fabrycznych – rozpoznaję 16 podstawowych kolorów (dla mnie róż to kwiat a nie kolor) i że podobnie jak Windows, tylko udaję, że jestem osobą wielozadaniową, podczas gdy w rzeczywistości robię tylko jedną rzecz w danym momencie.

Ale na poważnie muszę przyznać, że jest w tym trochę prawdy. Tak jak stwierdził David Allen w swojej książce, kiedy Twój umysł myśli o zbyt wielu rzeczach, trudno jest się skupić na jednym zadaniu. Ja nie mogę pracować wydajnie, kiedy mój umysł jest ciągle rozpraszany. Dlatego właśnie tak bardzo potrzebny jest mi mój „zaufany system”, gdzie zawsze wrzucam rozproszone myśli. Jeśli nad czymś pracuję i taka myśl się pojawia, dorzucam ją do mojego systemu i wracam do pracy. Jak pisałem na wstępie, każdy sam musi odnaleźć taki system. Niektórym wystarczy kartka papieru. Ja oczywiście używam Nozbe, bo sam go stworzyłem. Ważne, aby ten system, lub przynajmniej jego część, była zawsze „pod ręką”. Oczyść umysł, aby umieścić wszystko w zaufanym systemie. Celem jest oczyszczenie umysłu i głowy. Włożenie wszystkiego o czym myślę do systemu, któremu mogę zaufać i przeglądać później. Niczego nie zapomnę – to wszystko tam jest – w moim systemie.

Skrzynka Spraw Wpływających (ang. „Inbox”)

To może być fizyczna skrzynka lub folder na biurku, albo projekt czy lista zadań w programie komputerowym. Ważne jest to, że tam wpływają luźne myśli... wprost do naszego zaufanego systemu. Jeśli już tam są, wiemy, że o nich nie zapomnimy, że umysł nie zrobi nam psikusa. Myśl będzie na nas czekała w naszej „skrzynce”.

Skrzynkę czyścimy... do zera!

Dodajemy nasze myśli lub pomysły do skrzynki w naszym systemie i teraz istotne jest, aby tę skrzynkę regularnie czyścić i odpowiednie zadania, notatki czy dokumenty przenosić do odpowiednich folderów lub projektów (o czym w dalszej części kursu) i najlepiej nadawać im odpowiednie konteksty (o tym też za chwilę).

Czysty umysł to wesoły i kreatywny umysł

Kiedy już nabrałem zwyczaju korzystania z zaufanego systemu i skrzynki spraw wpływających jako mojego „zewnętrznego umysłu”, nie chciałem już wracać do „starego porządku rzeczy”, kiedy to umysł rządził mną, a nie ja umysłem. Nagle stałem się bardziej zrelaksowany i bardziej kreatywny, a zarazem szczęśliwy, czując że mam wszystko pod zdecydowanie większą kontrolą.

Czysty umysł w akcji – przykłady:

Jak to działa w praktyce? Pracujemy w biurze. Wchodzi do nas koleżanka i ma kilka pytań odnośnie prezentacji, którą wcześniej jej wysłaliśmy. Przestajemy robić to, co aktualnie robimy, słuchamy, zapisujemy wnioski z tej rozmowy i wrzucamy tę notatkę do skrzynki. Wracamy do roboty. Dzwoni kolega. Chce przypomnieć o spotkaniu w piątek. Mówimy mu, że damy mu później znać, czy jest to możliwe, zapisujemy notatkę, wrzucamy do skrzynki i wracamy do roboty. I tak dalej, aż do skończenia bieżącego zadania. Potem, jeśli nie mamy czegoś pilniejszego, sprawdzamy naszą skrzynkę i decydujemy co zrobić z notatką z rozmowy z koleżanką czy spotkaniem z kolegą i zajmujemy się tymi sprawami. Wszystko po kolei.

Nie daj się rozproszyć. Pilnuj skupienia umysłu

Kiedy tylko w moim umyśle pojawia się myśl niezwiązana z tym co robię w danej chwili, zapisuję to w moim zaufanym systemie i pracuję dalej nad tym co robiłem zanim ona się pojawiła.

Zauważyłem, że ten zwyczaj znacznie podwyższył moją wydajność. Już nie myślę o nierozwiązanych zadaniach, które mam wykonać w przyszłości. Wszystkie są w moim systemie i mam pewność, że o nich nie zapomnę.

Krok 1 – do zapamiętania:

Oczyść umysł, abyś mógł się lepiej skoncentrować. Przelej wszystko do zaufanego systemu i przejrzyj wszystko później. Nie pozwól się rozproszyć wolnym myślom, które będą chciały przejąć kontrolę nad twoim czasem i efektywnością. To ty tutaj rządzisz.

Krok 2 – zorganizuj się za pomocą projektów

„Projekt” definiuję jako oczekiwany rezultat wymagający więcej niż jednego zadania aby go uzyskać. To oznacza, iż niektóre raczej niewielkie rzeczy, których normalnie nie uznałbyś za projekt, trafią na twoją listę „Projektów”. (David Allen)

Podoba Ci się to czy nie, zostaniesz Menedżerem Projektów

Zazwyczaj, gdy mówimy o Menedżerach Projektu myślimy o facetach zarządzających wielkimi inwestycjami, przejmowaniem czy tworzeniem wspaniałych produktów. Ale my wszyscy jesteśmy Menedżerami Projektów w naszym codziennym życiu, zarządzając zadaniami w tych właśnie naszych projektach. Musimy nimi być aby udało nam się coś załatwić.

Nowy sposób na postrzeganie projektu

Jak powiedział David Allen, cokolwiek, co wymaga więcej niż jednego kroku do wykonania jest projektem. Oto lista możliwych projektów:

„Skrzynka Spraw Wpływających (Inbox)” – pojemnik na zadania i rzeczy, które należy przeanalizować – to taki nasz „główny projekt”. Czyścimy go (kończymy) codziennie.

„Urodziny brata” – wszystkie zadania związane z organizacją przyjęcia urodzinowego.

„Przygotowanie prezentacji” – wbrew pozorom, aby stworzyć dobrą prezentację trzeba wykonać całą masę innych czynności.

„Sprawy prywatne” – pojedyncze zadania nie związane z innymi projektami, które muszę zrealizować w życiu prywatnym. Ten projekt praktycznie nigdy się nie kończy.

To całkowicie różne projekty, a jednak wszystkie pomagają mi zorganizować moje sprawy i uwolnić umysł. Ja wszystkie swoje sprawy przerabiam na projekty. Wiele projektów. I staram się trzymać następujących zasad:

Krótkie, ale wiele mówiące nazwy projektów – staram się, aby nazwy projektów były krótkie, ale przy utrzymaniu maksymalnego poziomu opisowego. Kiedy zacząłem tworzyć Nozbe miałem tylko jeden projekt: „Nozbe” na liście. Przy takiej ilości różnego typu zadań, które wygenerował mój program internetowy, musiałem podzielić projekt na „rozwój Nozbe”, „marketing Nozbe”, itd.

Wolę mieć więcej projektów niż mniej – przeciwnie do tego, co by mogło się wydawać, więcej projektów oznacza większą przejrzystość. Przy większej ilości projektów możesz zobaczyć wszystkie zadania do wykonania za jednym spojrzeniem. Kontynuując nasz przykład, ja mam 7 projektów powiązanych z Nozbe.

Jestem zwolennikiem projektów powiązanych a nie pod-projektów – hierarchia może być niezwykle ograniczająca. Ja wolę mieć podobne projekty niż pod-projekty. Obecnie wiele programów czy systemów pozwala na tagowanie lub „etykietowanie” projektów, dzięki czemu widzimy więcej powiązań a nie ograniczamy się starą i utartą hierarchią. Wszystkie materiały pomocnicze pod ręką – aby zakończyć projekt, musimy mieć wszystkie materiały w zasięgu „wzroku”, nie tylko listę zadań danego projektu, dlatego dołączam do projektu notatki, pliki, dokumenty w ten sposób, abym był w stanie skutecznie wykonać zadania z projektu, unikając zbędnego szukania spraw „poza projektem”, co może doprowadzić do niepotrzebnego rozkojarzenia się i „zagubienia” koncentracji.

Krok 2 – do zapamiętania:

Zorganizuj wszystko w projekty. Projekt to każde zadanie, które wymaga większej ilości akcji, aby go zakończyć. Projektem może być nawet folder z pojedynczymi zadaniami w konkretnym temacie. Pamiętaj jednak o dołączaniu materiałów pomocniczych jak notatki, pliki czy inne dokumenty, aby efektywniej wykonywać zadania w projektach.

Autor tekstu jest właścicielem i pomysłodawcą aplikacji internetowej do zarządzania projektami i czasem Nozbe.com, opartej o metodykę Davida Allena „Getting Things Done”. Redaktor naczelny czasopisma o produktywności „Productive! Magazine” (ProductiveMagazine.com). Z wykształcenia magister zarządzania (Uniwersytet Gdański) oraz Diplom Betriebswirt na FH-Stralsund w Niemczech. Na Twitterze - jako @MichaelNozbe; prywatnie bloguje na MichaelNozbe.com oraz ProductiveShow.com. Obecnie mieszka w Warszawie, choć żył już w wielu miejscach Europy. Bardzo chce, żeby świat był bardziej zorganizowany, a ludzie bardziej produktywni i zadowoleni z życia.

Tekst jest fragmentem artykułu, który ukazał się w 24 numerze „Network Magazynu”. Kupić można go w tym miejscu: www.lidersklep.pl.