Opowiadania – narzędzie trenera

źródło: www.sxc.hu

Były więc one skutecznym narzędziem przekazywania informacji i budowania wiedzy przyszłych pokoleń. Dzisiaj opowiadania również bardzo mocno zakorzenione są w naszej społeczności. Nie są to tylko bajki opowiadane przed snem. Pierwotna forma opowiadań przeszła tuning i dzisiaj występuje w formie książek, przedstawień teatralnych, filmów i seriali. Poniższy tekst powstał jako przetrawienie książki „Tales for Trainers: Using Stories and Methaphors to Facilitate Learning”, napisanej przez Margaret Parking. Na stronach swojej interesującej publikacji porusza ona właśnie temat opowiadań, które mogą być narzędziem każdego trenera.

Okazuje się, że opowiadania są tak mocno zakorzenione w naszej świadomości, iż pomimo upływu lat ciągle bardzo dobrze funkcjonują w społecznościach ludzkich. Lubimy opowiadania, zwłaszcza w nowoczesnej formie. Dzisiejsze seriale to właśnie nowa konwersja dawnych opowiadań, a całe ich sedno sprowadza się do oczekiwania „co będzie dalej”, a w jej czasie wyobrażanie sobie możliwych rozwiązań.

Opowiadania funkcjonują jednak całkiem sprawnie w świecie szkoleń i biznesu. Mogą się one stać skutecznym narzędziem komunikacji wewnętrznej (szkolenia, e-learning, intranet), jak i stanowić myśl przewodnią komunikacji zewnętrznej (newsletter, materiały wideo). Treści przekazywane w tej formie mogą mieć znaczący wpływ na efektywność komunikacji, ale także na siłę przekazu.

W mojej zawodowej praktyce związanej ze szkoleniami spotykałem się już z czymś co definiowane było jako „storytelling” (tłum. opowiadanie historii), jednak dopiero w tej publikacji znalazłem wytyczne, co do tego jak opowiadania można wykorzystać, czego unikać i jak wprowadzać je do szkoleń. Niestety nic nie ma tu na temat szkoleń online, ale książka jest na tyle uniwersalna, że bez problemu zasady, które zamieszczam poniżej, można stosować do szkoleń tradycyjnych, a po modyfikacji przenieść je na nowe technologie.

Każda dobra historia, która ma być wykorzystana jako narzędzie komunikacyjne, a zwłaszcza szkoleniowe, musi składać się z następujących elementów: opowiadanie, opowiadający trener, odbiory. A samo szkolenie sprowadzimy do: osób, zarysu scen, punktu kulminacyjnego i morału (wniosków).

źródło: www.sxc.hu

Dlatego też historia pozwala słuchaczowi poczuć i zobaczyć informację, którą mamy do przekazania. Najlepsze w opowiadaniu jest to, że odbiorca jest w stanie zwizualizować sobie fakty, które przekazujemy i powiązać je z emocjami, które w takim zestawieniu są przez nasz mózg łatwiej zapamiętywane. Dzieje się tak dlatego, że podczas słuchania opowiadania pracują obie półkule naszego czaszkowego komputera. Prawą, która odpowiedzialna jest za marzenia, kreatywność, wyobraźnię, kolory i muzykę, oraz lewą – odpowiedzialną za umiejętność interpretowania słowa pisanego, liniowego myślenia i liczenia. Opowiadający i słuchający historii aktywizują obydwie półkule swoich mózgów przetwarzając słuchane sekwencje słów i wydarzeń, wyobrażając sobie kolejne sceny, tym samym stymulując kreatywność oraz łatwiej zapamiętując przekazywane treści dzięki temu, że informacje są skonkretyzowane, ustrukturyzowane i przygotowane do łatwiejszej asymilacji.

Stosowanie opowiadań, jako wewnętrznego narzędzia komunikacyjnego, nosi cechy mitu. Historii o dzielnych rycerzach, smokach i skutecznym realizowaniu niebywałych zadań budujących wartość organizacji. Aktualnie właściwe stosowanie opowiadań –
mitów w przedsiębiorstwach, może pomóc w: określeniu i umocowaniu wartości organizacji, wizualizacji celów działania firmy, nauce zachowań spójnych z polityką organizacji oraz wprowadzaniu niezbędnych zmian kulturowych.

Powyższe punkty wg. Parking stanowią podstawę do organizacyjnego budowania „legend współczesnych czasów”, w których bohaterowie i bohaterki korporacyjnych zmagań w sposób epicko piękny postępują zgodnie z polityką firmy, budując odpowiedni wizerunek organizacji. Jakkolwiek śmieszna wydaje mi się ta górnolotność, to zestawienie jest ze szkoleniami dla nowych menedżerów, w których kolejne slajdy prezentacji opisują strukturę organizacyjną, co może mieć praktyczne zastosowanie. Zwłaszcza jeśli zaprzęgniemy do jej realizacji nowe media, np. materiały wideo.

Próby rozszyfrowania mechanizmów zapamiętywania mają już dość długą historię. Niepodważalnym faktem jest jednak to, że opowiadanie jest łatwiejsze do zapamiętania. Psychologowie dokonali identyfikacji sposobów zapamiętywania, które najefektywniej realizowane są gdy:

– elementy do zapamiętania możemy ułożyć w jakimś porządku, lub według wzoru,

– nasza wyobraźnia i emocje są pobudzone,

– możemy łączyć ze sobą naturalne dla nas połączenia pomiędzy ideami,

– informacja wpływa mocno na nasze zmysły, najlepiej wszystkie.

Biorąc pod uwagę te czynniki nasz mózg łatwo zapamięta opowiadania, które będą się cechowały uporządkowaną strukturą, ważne tematy będą się powtarzały co najmniej kilkukrotnie, a cała historia będzie miała punkt kulminacyjny. (Któż nie pamięta tekstu: „Babciu, a dlaczego masz takie wielkie oczy?”). Ma to bardzo istotne znaczenie dla projektowania szkoleń i samego ich prowadzenia. Jeśli chcemy wykorzystać w nich to skuteczne narzędzie musimy pamiętać o tym, że używając w opowiadaniu anegdot, postaci, scen i zwrotów akcji, tym łatwiej informacje będą przyswajane. Oczywiście nie możemy przesadzić, ale o tym powiedzą nam sami słuchający.

Wracając do tematu treści opowiadania, bazowanie na emocjach odwołuje się do działania systemu limbicznego, który właśnie za emocje odpowiada, a położony jest w sąsiedztwie obszaru odpowiedzialnego za zapamiętywanie informacji. Pobudzanie emocji, powoduje więc aktywizację systemu limbicznego, a co za tym idzie lepsze ukrwienie danego obszaru, w efekcie którego zapamiętywanie jest efektywniejsze –dla uczącego się znaczy to mniej więcej tyle, że zapamiętuje szybciej i na dłużej.

źródło: www.sxc.hu

Ważne jest więc, aby pobudzać wyobraźnię i wpływać na emocje (kończąc pozytywnym – żyli długo i szczęśliwie), bo skutkuje to łatwiejszym zapamiętywaniem. Oprócz tego „żyli długo i szczęśliwie” jest bardzo skutecznym odwołaniem do dzieciństwa, a co za tym idzie przynajmniej częściowym odtworzeniem stanu ciekawości i kreatywności, która u dzieci jest motorem napędowym rozwoju, a u osób dorosłych (moim zdaniem w wyniku działania zinstytucjonalizowanej edukacji) ma tendencję spadkową lub całkowicie zanika. Zastosowanie opowiadania może być więc preludium do zadań wymagających kreatywności, a realizowanych np. za pomocą burzy mózgów czy tworzenia map myśli, których podstawą działania jest wykorzystywanie skojarzeń, wizualizacja i łączenie informacji.

Opowiadanie bajek dzieciom do snu, to coś oczywistego i nie ma specjalnie nad czym się rozwodzić. Kładziemy się, zaczynamy opowiadać o smokach, księżniczkach i wszystkim innym co przyjdzie nam do głowy. W rezultacie dziecko zasypia (albo my), ale bajki z dzieciństwa pamiętamy przez całe życie. Okazuje się, że właśnie tuż przed zaśnięciem, w stanie relaksu, nasz mózg zmniejsza swoją aktywność do około 7-14 cykli fal alfa na sekundę, a tętno zwalnia do około 50/min i właśnie wtedy powstają idealne warunki do nauki. Słuchanie opowiadania jest więc naturalnym narzędziem uspokajania naszego mózgu i ciała wprowadzając je w stan relaksu, spokoju i braku zagrożenia. Dzieje się tak dlatego, że w trakcie słuchania jakiejś historii aktywności mózgu związane ze świadomością są wyhamowane, a aktywność przeniesiona jest na słuchanie i wyobrażanie sobie kolejnych scen i sytuacji, a także poszukiwanie wniosków i morału.

Po teoretycznym wprowadzeniu bogatym w przykłady i szczegółowe analizy, a także sporo przypisów przechodzimy do części praktycznej, którą również staram się poniżej streścić. Jeśli już zdecydowaliśmy się na wykorzystanie opowiadań w naszych szkoleniach, musimy zrobić to z głową i jak ze wszystkim w życiu – z umiarem, gdyż bardzo łatwo „przedobrzyć” i stworzyć szkolenie niemożliwe do strawienia. W tym miejscu autorka odwołuje się do twórców NLP – Richarda Bandlera i Johna Grindera oraz ich zasady dwóch pozycji, czyli zwizualizowania sobie nas, jako opowiadających i słuchających.

Stoimy udając, że prowadzimy szkolenie, jednocześnie wyobrażając sobie, że siedzi przed nami publiczność. W trakcie tego ćwiczenia zadajemy sobie pytania – Co czuję? Co widzę? Co słyszę? Jeśli uzyskamy już te informacje zastanawiamy się nad tym, co możemy zmienić, zrobić lepiej i jakie działania podjąć, żeby opowiadanie było ciekawsze.

Teraz siadamy wygodnie w fotelu i obserwujemy salę wyobrażając sobie, że prowadzimy szkolenie. Ważne jest, aby faktycznie wyobrazić sobie siebie i innych uczestników słuchających opowiadania i jeszcze raz odpowiedzieć sobie na pytania: Co czuję? Co widzę? Co słyszę?

Jak każda inna umiejętność, w tym prowadzenie szkoleń (które jest dość trudne), opowiadanie wymaga ćwiczeń. Tylko wtedy wygląda jakby przychodziło bez wysiłku i naturalnie, a jednocześnie, jeśli używane rozsądnie, jest skutecznym narzędziem. Musimy jednak pamiętać o 2 pozycjach NLPerów i być świadomym tego, że nie mamy monopolu na opowiadanie i musimy reagować na to, co chcą powiedzieć nasi słuchacze. Ich opowiadania, zwłaszcza jeśli będą związane z określoną grupą zawodową mogą nieść ze sobą dużo lepszy i skuteczniejszy przekaz, niż historia przygotowana przez nas. Jeżeli więc podczas szkolenia ktoś powie: „A u nas było takie zdarzenie…” lub w inny sposób będzie chciał włączyć się ze swoim przykładem –
pozwólmy na to. Takie działanie nie tylko osadzi szkolenie jeszcze bardziej w realiach danej grupy odbiorców, ale włączy ich we własny proces uczenia się i zapewne doda element radości. Skutek – lepsze efekty szkolenia.

Powtarzając jak mantrę ostrzeżenie o konieczności przemyślanego korzystania z historii autorka przedstawia następujące zalecenia (skrócone do checklisty) w kwestii doboru opowiadania do konkretnej sytuacji edukacyjnej:

1. Co chcę osiągnąć poprzez zastosowanie konkretnej historii w szkoleniu:

– inspiracja,

– edukowanie na przykładzie,

– zobrazowanie sytuacji,

– stymulowanie kreatywności,

– zrelaksowanie uczestników.

2. Czy opowiadanie historii pasuje do tematu szkolenia i kultury organizacyjnej?

3. Czy opowiadanie może urazić kogokolwiek w grupie?

4. Jaka historyjka będzie najodpowiedniejsza?

– osobista anegdota,

– historyjka zakorzeniona w danej kulturze,

– bajka,

– dowcip,

– mit korporacyjny,

– legenda miejska (urban legend).

5. Jaką informację chcę przekazać poprzez opowiadanie?

6. Czy przenośnie, których chcę użyć są oczywiste, jasne i nie ma możliwości błędnej interpretacji?

7. Jakich dodatkowych elementów można użyć w celu wizualizacji opowiadania?

8. Jakiej reakcji oczekujesz?

9. Kiedy dokładnie będzie czas na opowiadanie?

Aby nie zdradzać wszystkich szczegółów książki, napiszę tylko, że reszta stanowi w zasadzie ściągę, jak zaplanować szkolenie włączając opowiadania oraz całą, dość długą listę opowiadań, gotowych do wykorzystania.

# Dowody na skuteczność opowiadań w szkoleniach: badania P. R. J. Simonsa (1984) – przeprowadzony na 61 studentach test, w którym wykład sfinalizowany był 40 punktowym testem wyboru, a dowiódł, że nauczanie z wykorzystaniem opowiadań prowadzi do poprawienia wyników szkoleniowych. Przyswojone informacje nosiły znamiona dobrze przyswojonej wiedzy i dobrego zrozumienia tematu jako całości.