źródło: www.flickr.com źródło: www.flickr.com

„Jako osoba pracująca z poszukującymi pracy widzę, iż nagminne jest informowanie kandydata, że dostanie odpowiedź niezależnie od wyniku, a potem telefon milczy jak zaklęty. Więc myślę, że najważniejsze nie jest jak poinformujemy, ale czy poinformujemy.” Ta opinia, zaczerpnięta z jednego z portali społecznościowych, świadczy o tym, że nie informowanie kandydatów o wynikach rozmowy kwalifikacyjnej jest w Polsce wciąż sporym problemem, z którego zdają sobie sprawę zarówno szukający pracy, jak i rekrutujący.

Milczenie jest… czarną studnią

Okazuje się, że problem ten ma też drugie dno: postawa pracodawcy może bezpośrednio przekładać się nie tylko na opinię o przedsiębiorstwie, ale też na jego zyski. Brytyjska firma doradcza SHL policzyła, że blisko jedna piąta (18%) kandydatów zaprzestała korzystania z produktów czy usług firmy, która nie odpowiedziała na ich aplikację (bez względu na to, czy pozytywnie czy negatywnie). Prosty rachunek pokazuje, że np. człowiek starający się o pracę w sieci supermarketów, jednocześnie – jako jej klient – zostawia w kasie tygodniowo 100 zł. Jeśli „obrazi się” na tę sieć, przez 50 lat życia pozbawi ją 260 tys. zł.

– Kandydat, który nie spełnia naszych wymagań, za trzy lata może być już doświadczonym specjalistą, z którym chętnie nawiążemy współpracę. Kandydaci często pamiętają, które firmy odpowiadają na przesłane CV, a które są tzw. „czarnymi studniami”, w których ginie zgłoszenie – mówi Jacek Rybak, specjalista ds. rekrutacji i szkoleń w Accord Finance SA. – Coraz więcej właścicieli i szefów firm, a także specjalistów HR zaczyna zdawać sobie sprawę z tego, że warto kontaktować się z każdym kandydatem. Wielu z nich sięga po rozwiązanie, jakim jest elektroniczna aplikacja wspierająca rekrutację – dodaje Marcin Sieńczyk, odpowiedzialny za rozwój jednego z takich systemów, eRecruitera. System elektronicznej preselekcji kandydatów za pomocą kilku kliknięć pozwala komunikować się z wieloma osobami równocześnie i utrzymywać z nimi kontakt na każdym etapie rekrutacji.

Wirtualny mówi „dziękuję”

Korzystanie z systemu e-rekrutacyjnego nie wyręcza oczywiście specjalisty ze wszystkiego. Przy udzielaniu odpowiedzi wielu kandydatom jednocześnie dodatkowego znaczenia nabiera jej forma. – Jeśli kandydat był na spotkaniu lub teście psychologicznym, rekruter nie powinien przesyłać mu odpowiedzi w „anonimowej”, szablonowej formie tak, jakby kandydata nie znał. Nawet jeśli przekazuje on negatywną informację zwrotną, treść e-maila powinna nawiązywać do rozmowy – mówi Sieńczyk.

Co ważne, taki e-mail powinien być podpisany imieniem i nazwiskiem, a zamiast sztampowego „Szanowna Pani”, każda wiadomość powinna zaczynać się od imienia kandydata i kończyć się osobistym rozróżnieniem: za co firma dziękuje, czy kandydat był na spotkaniu, na teście umiejętności HTML, czy na Assessment Center. Taki e-mail to dowód, że firma rzeczywiście zadała sobie trochę trudu, żeby poinformować kandydata, czyli, że traktuje go poważnie. – Chwila poświęcona na taką korespondencję z kandydatem może nie tylko osłodzić gorycz jego porażki, ale też wpłynąć pozytywnie na wizerunek firmy i zachować dobre relacje z potencjalnym pracownikiem – mówi specjalista eRecruitera.

Zdaniem Marcina Sieńczyka zwyczajowa klauzula „odpowiemy tylko wybranym kandydatom”, po którą wciąż jeszcze chętnie sięgają rekrutujący, powinna już dawno odejść w przeszłość. – W obecnych czasach, kiedy wszyscy korzystamy z nowych technologii, nabiera ona znaczenia „nie jesteś dla nas ważny”. Odpowiadanie kandydatom nie jest więc dziś jedynie rzeczą opcjonalną, ale jednym z najważniejszych, obowiązkowych elementów budowania wizerunku pracodawcy – komentuje Sieńczyk.

Opinię tę potwierdzają badania. W 2007 roku firma Reed Consulting zbadała wpływ doświadczeń rekrutacyjnych brytyjskich absolwentów na ich decyzje odnośnie do zatrudnienia. Okazało się, że jedną czwartą spośród nich do ubiegania się o pracę w konkretnej firmie, zniechęcił przebieg procesu rekrutacji. Na liście zarzutów stawianych pracodawcom na pierwszym miejscu znalazł się brak informacji zwrotnej w odpowiedzi na zgłoszenie (60% respondentów), publikowanie przez pracodawców nieaktualnych ofert pracy (32%), zbyt długie oczekiwanie na odpowiedź po interview lub assessment center (23%) oraz podawanie niezgodnych z prawdą informacji na temat wysokości wynagrodzenia (13%).

Informacja na każdym etapie

Kontakt ze strony firmy z kandydatem ubiegającym się o pracę może świadczyć o tym, z jakim pracodawcą mamy do czynienia. Dbałość o dobre relacje z pracownikami już na etapie przyjmowania ich do pracy może być sygnałem, że pracodawca poważnie traktuje potrzeby i oczekiwania ludzi, z którymi współpracuje. Na jakich etapach rekrutacji powinniśmy się spodziewać kontaktu lub informacji zwrotnej:

1. Wysłanie aplikacji – kiedy wysyłasz aplikację powinieneś otrzymać potwierdzenie, że z powodzeniem dotarła do pracodawcy. Czas odpowiedzi: tuż po przesłaniu aplikacji.

2. Preselekcja – jeśli podczas preselekcji, której dokonuje automatycznie system nie zostałeś zakwalifikowany do dalszego etapu rekrutacji powinieneś otrzymać wiadomość o tym. Czas odpowiedzi: kilka dni od przesłania zgłoszenia.

3. Spotkania / testy / AC – jeśli byłeś na rozmowie rekrutacyjnej, rekruter powinien zadzwonić do Ciebie i poinformować jaki jest efekt spotkania. Normalną praktyką jest także wysyłanie maila z taką informacją. Powinien on być spersonalizowany i zawierać uzasadnienie wyniku. Czas odpowiedzi: ok. dwóch tygodni od rozmowy.

4. Przedłużająca się rekrutacja – jeśli rekrutacja się przedłuża, firma powinna informować Cię dlaczego zapowiedziane terminy się przesuwają, z jakich przyczyn nie ma jeszcze decyzji. Informacja taka powinna zawierać dane kontaktowe, aby można było zadzwonić i zadać dodatkowe pytania.

5. Po zakończeniu rekrutacji – sygnałem świadczącym dobrze o firmie jest przesłanie przez nią informacji po zakończeniu rekrutacji (bez względu na jej wynik). Jeśli firma posiada bazę kandydatów, może też poinformować, że zachowa Twoje dane i skorzysta z Twojej aplikacji, jeśli będzie organizować nabór na stanowisko, które np. bardziej odpowiada Twoim kompetencjom.