Jak wypełniasz, tak Cię widzą

źródło: www.flickr.com

– Dlatego kandydaci nie powinni bać się formularzy, które należy wypełniać dokładnie i uważnie. Udzielone odpowiedzi mają bowiem spory wpływ na decyzję o zaproszeniu kandydata na rozmowę kwalifikacyjną – mówi Marcin Sieńczyk, odpowiedzialny za rozwój systemu eRecruiter, najpopularniejszej w Polsce internetowej aplikacji wspierającej rekrutację.

„Z wygody”, „bo zawsze szybciej”, „bo kopia cv i listu motywacyjnego zostaje wtedy w wysłanych” – to tylko kilka z uzasadnień kandydatów, którzy uważają, że lepiej jest wysyłać potencjalnemu pracodawcy tradycyjne CV na skrzynkę e-mailową, niż wypełniać elektroniczny formularz aplikacyjny. Niewielki procent osób, które wzięły udział w facebookowym sondażu przeprowadzonym przez eRecruitera, na pytanie „Wolicie wysyłać dokumenty aplikacyjne mailem czy za pomocą formularza kontaktowego”, wybrało to drugie. – Wygląda na to, że poszukujący pracy Polacy wciąż jeszcze czują spory opór przed wypełnianiem formularzy aplikacyjnych. Niesłusznie, bo to narzędzie, które staje się coraz bardziej popularne wśród specjalistów HR i które może pomóc obu stronom w uproszczeniu procesu rekrutacyjnego – komentuje Sieńczyk. Jak sobie zatem radzić z formularzem i jak odpowiadać na pytania, żeby jak najlepiej wypaść podczas tego pierwszego etapu rekrutacji? Zapytaliśmy o to praktyków HR.

– Po pierwsze czytać! Uważnie czytać i uważnie odpowiadać na zadane w formularzu pytania – radzi Agnieszka Samborska-Szczepanik, specjalista ds. rekrutacji i szkoleń z Tchibo Warszawa, która od roku korzysta z elektronicznego systemu wsparcia rekrutacji, generującego podobne „ankiety”. – Wypełnienie formularza aplikacyjnego to zwykle tak naprawdę kwestia kilku minut. Jeżeli czytając odpowiedzi widzę, że kandydat nie zadał sobie trudu, żeby dokładnie przeczytać pytania, które w nim zadałam, to nie świadczy zbyt dobrze o jego nastawieniu do pracy – dodaje Samborska-Szczepanik.

Wspomina przeprowadzony przez siebie nietypowy nabór, w którym wymagała od kandydatów biegłej znajomości języka niemieckiego. Żeby sprawdzić aplikujących, postanowiła część pytań umieszczonych w formularzu zadać po niemiecku. Efekt był rewelacyjny – formularz wypełniło niewiele osób, ale z bardzo dobrą znajomością języka. – Najciekawsze było jednak to, że otrzymałam też kilka aplikacji, w których kandydaci na zadane po niemiecku pytania odpowiedzieli po angielsku. Sugerowali, że niemieckiego nie znają, ale chętnie się go nauczą. Oczywiście zachowałam informacje o tych osobach, bo taka postawa bardzo dobrze świadczy o ich nastawieniu do pracy. Być może będę mogła zaprosić ich na rozmowę przy okazji innej rekrutacji.

Dodaje, że nic nie świadczy bardziej na niekorzyść kandydata niż ewidentny brak uwagi przy aplikowaniu. – Żaden system rekrutacyjny nie zmieni dojrzałości kandydata. Kiedy widzę, że w tytule maila lub w dokumencie aplikacyjnym myli nazwę firmy do której aplikuje, to oczywiście nie wzbudza on mojego zaufania.

Z kolei Aleksandra Lazarowska, specjalista ds. HR firmy Energa ma prostą, ale przydatną radę dla kandydatów: – Nie trzeba bać się formularzy! Są proste i zazwyczaj bardzo intuicyjne. Nie tworzymy ich po to, żeby zastawiać jakieś „pułapki” na kandydatów, tylko aby usprawnić nabór. Spotkałam się z opinią, że kandydaci często uważają je za „dodatkowy, niepotrzebny wymysł”, tymczasem jest wręcz odwrotnie. Aplikacje internetowe pozwalają nam przecież bardzo szybko wyłowić spośród setek kandydatów tych, którzy mają określone kompetencje, czy doświadczenie.

Jej zdaniem opinie szukających pracy, którzy uważają, że wysyłając rekruterowi tradycyjne CV „czują się mniej anonimowi”, czy też mają „większą szansę, że ich podanie zostanie zauważone”, może często wynikać z faktu, że nie chce im się wypełniać poszczególnych pól w aplikacji, a szukając pracy wolą wysyłać ten sam dokument w wiele miejsc równocześnie.

Opinię tę potwierdzają w facebookowym sondażu ci kandydaci, którzy są „za” formularzem. W przypadku informacji podawanych w formularzu „liczą się realne osiągnięcia kandydata, a nie bajery wizualne w CV” – mówi jeden z fanów. „Jeżeli (formularz) jest prosty, wymaga załączenia CV (…), wolę w kilku słowach powiedzieć o powodach aplikowania przez telefon, jak już przejdę screening a nie tracić godziny na pisanie listów” – dodaje inny.

1. Czytaj uważnie – odpowiedzi, które wskazują na to, że nie przeczytałeś uważnie zadanych w formularzu pytań, mogą już na wstępie zdyskwalifikować Twoją kandydaturę.

2. Wypełniaj dokładnie – nawet jeśli będziesz musiał odpowiedzieć na 7 pytań, wciąż chodzi zaledwie o kilka minut. Pamiętaj, że to kilka minut, od których de facto zależy zaproszenie Cię do kolejnego etapu, czyli rozmów kwalifikacyjnych.

3. Warto dobrze zaprezentować się w formularzu, nawet jeśli nie spełniasz stu procent wymaganych kwalifikacji. Jeśli Twoja aplikacja zrobi pozytywne wrażenie, najprawdopodobniej zostanie zachowana w bazie firmy, w której ubiegasz się o pracę. W ten sposób, nawet jeśli nie zdobędziesz pracy, o którą ubiegasz się w danym momencie, zwiększasz swoje szanse na zatrudnienie w przyszłości.

4. Przyłóż się do CV tak, jak w przypadku każdej innej rekrutacji. Fakt, że wypełniasz formularz nie oznacza, że pracodawca nie chce dowiedzieć się o Tobie czegoś więcej. Najczęściej nadal możesz „zaprzyjaźnić” się z przyszłym pracodawcą poprzez ciekawe CV, dodatkowe zdjęcie, czy link do twojej strony www.

A czym jest formularz rekrutacyjny dla rekrutera? Przede wszystkim narzędziem do zadania kluczowych, selekcyjnych pytań pozwalających na ocenę kandydata. – Z mojego doświadczenia wynika, że w zależności od charakteru stanowiska pracy, najlepiej zadać od trzech do siedmiu pytań. Najważniejsze z nich można dodatkowo oznaczyć gwiazdką, czyli spowodować, że kandydat musi je wypełnić, żeby zakończyć aplikowanie – mówi Agnieszka Samborska-Szczepanik.

– Internetowe aplikacje wspierające rekrutacje dają możliwość konstruowania formularza w niemal dowolny sposób. Można w nim np. zadawać pytania otwarte, z jedną lub kilkoma odpowiedziami lub bardziej szczegółowe, jeśli rekruter uzna, że wymaga tego dana oferta pracy – wyjaśnia Marcin Sieńczyk.

Tworząc formularz na potrzeby konkretnej rekrutacji specjaliści HR powinni pamiętać, że pytania, na które odpowiedzią są tylko odpowiedzi „tak” lub „nie” mogą często nie wystarczyć. Kiedy np. pytamy o doświadczenie zawodowe najlepiej dołączyć rozszerzoną możliwość odpowiedzi. Pytania powinny być przede wszystkim układane zgodnie z „twardymi” wymaganiami określonymi w ogłoszeniu, pierwszy „test” motywacji kandydata, jakim jest formularz nie powinien też być zbyt długi, ani pytać o informacje, które są nieistotne w selekcji (także dlatego, że zawiera je dołączone do aplikacji CV).