Na miejscu byli prawdopodobnie wcześniej niż prezes firmy. Teraz należy zadbać o to, aby głównym źródłem informacji było Twoje biuro prasowe. Już ponad 100 lat temu Ivy Lee zrozumiał ten mechanizm i 28 października 1906 roku rozesłał do mediów pierwszą notkę prasową. Dzięki temu oszczędził cenny czas na odbieranie telefonów z każdej redakcji osobno, odpowiadał tylko na pytania uzupełniające i uniknął irytacji dziennikarzy, którzy musieliby walczyć o informację. Pozyskał przyjaciół, którzy zaufali mu, że będzie się z nimi komunikował w przyszłości.
Co dokładnie się wydarzyło?
Tego dnia most nad jeziorem Thoroughfare nie wytrzymał i runął pod ciężarem pociągu. Zginęły 53 osoby. Most został zbudowany przez Pennsylvania Railroad, a Ivy Lee, ojciec współczesnego public relations, doradzał tej firmie w zakresie komunikacji. Udało mu się przekonać zarząd nie tylko do tego, aby rozesłać stanowisko firmy na temat ostatnich wydarzeń nad jeziorem Thoroughfare, lecz również do tego, aby zorganizować transport dla dziennikarzy, którzy chcieliby pojechać na miejsce wypadku.
Ściąganie na siebie wścibskich dziennikarzy?
Niekoniecznie, raczej taktyka uniknięcia niesprawdzonych informacji w przekazach medialnych. Dziennikarze entuzjastycznie przyjęli otwartość Pennsylvania Railroad. „New York Times” użył oficjalnego stanowiska firmy jako podstawy artykułu z 1906 roku, a w prasie nie odnotowano sprzecznych informacji. Jednak, kiedy Ivy Lee wysłał kolejną notkę prasową na zlecenie innego klienta (jednej z największych kopalń w jego stanie, która borykała się ze strajkami pracowników) wśród dziennikarzy zawrzało, że jest to narzucanie zdania niezależnym mediom i należy takie praktyki potępiać. W odpowiedzi ekspert stworzył deklarację dobrych praktyk w relacjach dziennikarz-biuro prasowe, dzięki czemu zrobił kolejny wielki krok naprzód w ukonstytuowaniu zawodu specjalisty od relacji z mediami. Ponad sto lat po wysłaniu pierwszej notki prasowej wiele się zmieniło, ale niektóre zasady są ponadczasowe. Wciąż informacja, którą firma wysyła do dziennikarzy musi być adekwatna do tematu, którym zajmuje się dana osoba, ważne jest także, aby informacja była świeża i ciekawa dla czytelników.
Warto pamiętać o merytoryce
Dziennikarz już sto lat temu nie miał czasu, a dziś bombardowany jest setkami e-maili tygodniowo. Jeśli w pierwszych zdaniach nie znajdzie tego, czego potrzebuje, po prostu wyrzuci list do kosza. Dla niego liczy się każda minuta, w której może dotrzeć do potrzebnych informacji. Obserwując rozwój komunikacji w ostatnich latach, można powiedzieć, że notka prasowa mimo rozwoju technologii, wciąż pozostaje bardzo ważnym narzędziem PR. Zmieniła się jej forma, sposób przesyłania i liczba odbiorców, ale nie zmieniło się jedno: komunikowanie, które wyprzedza lawinę pytań, jest oszczędnością czasu zarówno dziennikarza, jak i pracowników biura prasowego. Obydwie strony będą zadowolone z tego, że czytelnik błyskawicznie dostanie informacje, a wiadomo, że zasada win-win jest w biznesie bardzo ważna.
Autorka tekstu jest członkiem zarządu Polskiego Stowarzyszenia Public Relations, Account Executive w agencji FIRST Public Relations.