Dwór Korona KarkonoszyDwór Korona Karkonoszy

Krok 1: Dobry pomysł na imprezę firmową

Na wstępie warto zadać sobie pytanie – w jakim klimacie powinna być zorganizowana konkretna impreza firmowa? Każde wydarzenie musi być traktowane jako osobny przypadek, dlatego już na wstępie dobrze jest stworzyć ideę wyjściową. Dlaczego? To proste – idealne wydarzenie przekazuje gościom, nawet w najdrobniejszych szczegółach, wybrany nastrój i atmosferę. Aby to zrobić, nie wolno ograniczać się do uniwersalnych rozwiązań, ale trzeba stworzyć pomysł, który będzie miał „osobisty” charakter.

– Impreza firmowa to wydarzenie, które powinno mieć z góry narzucony cel – integrację zespołu, pogłębianie więzi, wspólne przezwyciężanie problemów. Należy jednak najpierw zadać sobie pytania „jakimi cechami wyróżnia się dany zespół” oraz „jakie formaty pomogą zrealizować główny cel wydarzenia” – podpowiada Joanna Hoc-Kopiej z Dworu Korona Karkonoszy.

Krok 2: Budżet – ile kosztuje impreza firmowa?

Następnym istotnym krokiem jest przełożenie idei na koszty. W tym przypadku warto również pomyśleć o rezerwie na wypadek nieprzewidzianych sytuacji. Istnieje także prostszy sposób niż samodzielna wycena eventu. Wiele miejsc, w których odbywa się spotkanie, oferuje firmom wsparcie event managera, który nie tylko przygotuje pełny kosztorys, ale także zapewni dodatkowe pomoce. Jakie?

– Od przygotowania scenariusza, przez dobór atrakcji, przygotowanie wystąpień, menu, aż po zorganizowanie gier i zabaw czy koncertu zespołu muzycznego – mówi Joanna Hoc-Kopiej. Ceny organizacji eventów zależą od ich rodzaju – nie jest rzadkością, że duże firmy inwestują bowiem ponad 100 tys. zł w wyjazd integracyjny.

Krok 3: Impreza integracyjna – lokalizacja

Kolejnym ważnym elementem realizacji pomysłu początkowego jest rozpoznanie lokalizacji – musi oczywiście w pełni odzwierciedlać pomysł i koncepcję, a jednocześnie spełniać konkretne kryteria. Jakie? Przede wszystkim należy ocenić obszar lub terytorium geograficzne, na którym znajduje się to miejsce; później trzeba wybrać preferowany krajobraz: miejski, elegancki, wiejski, tradycyjny, zapewniający możliwość korzystania z dużych przestrzeni itp. Ważne jest również, aby zdecydować o stylu lokalizacji np. domek wiejski, pałac lub nowoczesna przestrzeń przemysłowa; wreszcie należy wziąć pod uwagę kwestie logistyczne, w tym możliwość pomieszczenia konkretnej liczby uczestników lub dostępność w danym terminie.

Według badań polskie firmy najczęściej organizują wyjazdy firmowe w maju, czerwcu i wrześniu. Ponad 50% z nich wybiera wyjazdy z pojedynczym noclegiem, a ok. 33% z dwoma noclegami. W przypadku lokalizacji – wyszukiwane są przede wszystkim miejsca oddalone od miasta. 80% badanych wskazało także, że zależy im na miejscach w okolicach lasu lub jeziora, a 40% organizuje tego rodzaju wydarzenie na wsi.

Krok 4: Planowanie imprezy firmowej. Odłóż spontaniczne działania na bok

Dobrym pomysłem jest ustalenie terminu dla każdego zadania, które należy wykonać przed, w trakcie i po wydarzeniu, a następnie umieścić je w jednej kompleksowej liście kontrolnej. Jeśli w organizacji uczestniczy kilka osób, musisz również utworzyć listę zadań dla każdego członka. Podpowiedź: wykorzystaj skuteczny system do przypisywania zadań i śledzenia postępów, aby zachować kontrolę nad każdym etapem procesu planowania zdarzeń.

Na koniec pamiętajmy, aby po samym wydarzeniu przeprowadzić ankietę, w której uczestnicy opiszą swoje odczucia lub uwagi dotyczące eventu. Być może warto zapytać ich także o pomysły na kolejny wyjazd?