źródło: Flickr.comEksperci przekonują, że aby usprawnić funkcjonowanie firmy wystarczy czasem kilka niewielkich zmian w sposobie zarządzania lub organizacji procesów biznesowych. Sprawnie funkcjonująca, przynosząca zyski firma, a Ty na wiecznych wakacjach? To marzenie wielu przedsiębiorców. Niestety, spełnia się ono rzadko. Większości firm bardzo trudno jest uwolnić się od bagażu nieefektywnych procesów i starych przyzwyczajeń, jakich wiele z nich nabywa wraz ze wzrostem skali działalności.
– Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy, że mała zmiana w sposobie organizacji pracy czy wymiany informacji, jak choćby przejście na elektroniczny obieg dokumentów, może pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie całej firmy i zwiększyć jej konkurencyjność na rynku – mówi Jacek Wysocki, dyrektor linii biznesowej zarządzanie dokumentacją w Krajowej Izbie Rozliczeniowej SA.
Poznaj swoją firmę
Pierwszym krokiem do ewentualnej zmiany jest dokładne przyjrzenie się własnej firmie. Taki wewnętrzny audyt pozwala świeżym okiem spojrzeć na procesy biznesowe, które zachodzą w danym przedsiębiorstwie. – Dzięki krytycznej ocenie własnych procesów, można ulepszyć obieg informacji w firmie i wyeliminować zbędne czynności. To prowadzi do skrócenia czasu produkcji czy obsługi klienta oraz oszczędności pieniędzy i innych zasobów – ocenia Anna Wiącek, partner w firmie doradczej Goldenberry.
Celem takiej wewnętrznej kontroli biznesowej jest również poznanie swoich pracowników, aby w przyszłości móc odpowiednio motywować zespół i delegować zadania. Według psychologów to poczucie bycia docenianym ma największy wpływ na naszą chęć do pracy. Dlatego właśnie bardzo ważnym krokiem na drodze do usprawnienia funkcjonowania firmy jest identyfikacja mocnych stron pracowników. Dzięki temu każdy z członków zespołu będzie mógł wykonywać zadania, które najbardziej odpowiadają jego potencjałowi, a to zwiększy wydajności całej firmy.
Zaprzyjaźnij się z e-dokumentami
Kolejnym sposobem na usprawnienie funkcjonowania firmy jest digitalizacja najbardziej czasochłonnych i generujących koszty procesów – np. wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Rezygnacja z papierowych dokumentów to nie tylko optymalizacja wydatków związanych z wystawianiem i dystrybucją faktur, lecz także oszczędność czasu i miejsca przeznaczanego na obsługę takich archiwów. Decydując się przejść na e-dokumenty, firma buduje wizerunek nowoczesnego i proekologicznego przedsiębiorstwa, a to pomaga umocnić przewagę nad konkurencją.
– Dzięki wdrożeniu e-faktur pracownicy nie muszą stać na poczcie, aby wysłać fakturę papierową, czy wyszukiwać odpowiedniego dokumentu w dziesiątkach segregatorów – mówi Jacek Wysocki z KIR SA. – Nowoczesne rozwiązania w zakresie elektronicznej wymiany faktur, takie jak np. invooclip, pozwalają zaoszczędzić czas i zminimalizować koszty przetwarzania papierowych wydruków. Pracownicy są mniej obciążeni, zwiększa się ich motywacja i chęć do pracy, a to pozytywnie wpływa na sprawne funkcjonowanie całej firmy – dodaje Wysocki.
Efektywnie zarządzaj projektami
A gdy w firmie jest już elektroniczny obieg dokumentów? Warto wtedy pójść o krok dalej w digitalizacji procesów biznesowych i wypróbować jeden z dostępnych na rynku programów do zarządzania projektami online. – Korzystanie z narzędzi wspomagających organizację pracy pozwala zapanować nad bałaganem informacyjnym. Taki chaos powstaje szczególnie wtedy, gdy nad projektem pracuje większa liczba osób, które na co dzień nie mają możliwości porozmawiania ze sobą twarzą w twarz – mówi Marcin Lipiec, kierownik projektów w agencji interaktywnej Ideo.
Nowoczesne rozwiązania IT pozwalają w szybki i prosty sposób zarządzać pracą całego zespołu, często działającego w różnych lokalizacjach. Aplikacje takie jak Basecamp czy Collabtive, umożliwiają z poziomu jednego panelu administracyjnego koordynować wiele projektów – prowadzić kalendarz, komentować, wysyłać wiadomości czy nawet edytować dokumenty i śledzić wprowadzone w nich zmiany. Co więcej, członkowie zespołu mogą pracować zdalnie – cała korespondencja i wszystkie dane w systemie dostępne są online. Dzięki temu można efektywniej planować i sprawniej realizować projekty, co przekłada się na większą skuteczność działania.
Nie bój się prosić o pomoc
„Jeżeli chcesz osiągnąć sukces, koncentruj się na robieniu tego, w czym jesteś dobry” – to jedna z podstawowych zasad rządzących światem biznesu. Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z zewnętrznych, wyspecjalizowanych dostawców usług zlecając im procesy, które nie należą do kluczowych obszarów ich biznesu. Outsourcing powoli staje się czymś więcej niż sposobem na zbudowanie swojej przewagi konkurencyjnej. Powierzenie zadań nie stanowiących trzonu działalności firmy specjalistom w danej dziedzinie, to dla wielu organizacji poważny element strategii biznesowej, bez którego niemożliwe byłoby efektywne prowadzenie interesów.
– W okresie spowolnienia gospodarczego, gdy przedsiębiorstwa walczą o pozycję na rynku, skupienie się na podstawowej działalności firmy to klucz do sukcesu – mówi Jacek Wysocki. – Korzystanie z zewnętrznych dostawców usług w zakresie obsługi procesów back-office, takich jak np. archiwizowanie dokumentów, ich digitalizacja, obsługa kancelaryjna czy wdrożenie elektronicznego obiegu faktur, powoli wpisuje się w strategię biznesową firm, których celem jest utrzymanie bądź wzmocnienie swojej pozycji na rynku – podsumowuje.