źródło: www.sxc.hu źródło: www.sxc.hu

Do rozmowy z Aleksandrem Salą zainspirował mnie tekst „Atmosfera bezpieczeństwa kluczem do rozmowy i sukcesu”, a właściwie komentarz do niego, wpisany przez Renatę Zarzycką: „Bardzo dobry artykuł i bardzo na czasie również w firmach MLM, gdzie niekiedy dochodzi do wypaczenia systemu i zastraszania swoich liderów czy też menadżerów przez ekipę zarządzającą. Znamy z historii kilka takich firm MLM. Takie zjawisko zachodzi również obecnie.” Mówi się, że marketing sieciowy to kwintesencja komunikacji międzyludzkiej. I jeśli nie w każdej firmie czy strukturze działa ona dobrze, to znaczy, że jacy ludzie, taka komunikacja. A może to kwestia systemu? Brak przepływu informacji? Albo inaczej – może brak odpowiednich, nowoczesnych narzędzi niezbędnych do konstruktywnej komunikacji bez barier? Być może sektor DS/MLM zbyt zadufany w sobie nie potrafi (lub nie chce) korzystać z metod, które świetnie sprawdzają się w biznesach tradycyjnych? A może, dla dobra ogółu warto spróbować? Oto wywiad z Aleksandrem Salą, dyrektorem programowym Kongresu European IC & Intranet Meeting i dyrektorem generalnym konkursu Internale Poland 2011.

Maciej Maciejewski: Jako pierwszy w Polsce organizuje pan kongres w całości poświęcony komunikacji wewnętrznej i intranetom. Skąd potrzeba, aby mówić o komunikacji wewnętrznej w Polsce?

Aleksander Sala Aleksander Sala

Aleksander Sala: Polskie firmy już dawno odkryły, że komunikacja wewnętrzna jest esencją sprawnego prowadzenia organizacji i że właściwy oraz wydajny przepływ informacji wewnątrz – pomiędzy pracownikami, współpracownikami, a także kierownictwem i zarządem – ma zasadnicze znaczenie dla prawidłowego jej funkcjonowania i jest jednym z głównych czynników wpływających na efektywność finansową i zaangażowanie. Trudno stwierdzić, dlaczego w Polsce tak długo nie mówiło się głośno o komunikacji wewnętrznej, skoro przecież większość menadżerów doświadcza tych zagadnień na co dzień. Cieszę się natomiast, że jako pierwszym udało nam się zainicjować na rynku istotne wydarzenie dotyczące jakości komunikacji wewnątrz organizacji. W zeszłym roku portal Intranety.pl postanowił zorganizować konkurs na najlepszy projekt i osobowość w zakresie komunikacji wewnętrznej i intranetów – Internale Poland. Sukces imprezy oraz liczba zgłoszonych projektów dały nam do myślenia, pokazały, że polskie firmy chcą chwalić się swoimi sukcesami w tej dziedzinie i coraz większej liczbie specjalistów ds. komunikacji wewnętrznej zależy na poszerzaniu swojej wiedzy w tym zakresie.

MM: W tym roku konkurs, o którym pan wspomniał, jest połączony z kongresem European IC & Intranet Meeting – pierwszym merytorycznym wydarzeniem nt. komunikacji wewnętrznej.

AS: Rzeczywiście, zwieńczeniem organizowanego przez nas kongresu będzie gala wręczenia nagród w konkursie Internale Poland. Natomiast nim to nastąpi polscy i zagraniczni eksperci w dziedzinie intranetów i komunikacji wewnętrznej przez dwa dni będą poznawać case studies najlepszych europejskich i polskich projektów komunikacji wewnętrznej oraz wymieniać się własnymi doświadczeniami w tej dziedzinie. Staramy się podejść do sprawy wieloaspektowo, dlatego na kongresie nie zabraknie przedstawicieli środowisk naukowych czy prawników. Naszym celem jest stworzenie swojego rodzaju platformy wymiany myśli, doświadczeń i kontaktów na temat branży IC. Mam nadzieję, że po kongresie będę mógł śmiało powiedzieć, że cel został osiągnięty.

MM: Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, jak komunikacja wewnętrzna może wpływać na firmę. Czy skuteczne komunikowanie wewnątrz organizacji przekłada się również na zyski?

AS: Mało się o tym mówi, ale fakty są niezaprzeczalne – firmy przykładające dużą wagę do komunikacji wewnętrznej mają aż o 47% wyższą stopę zwrotu dla akcjonariuszy. W przeszłości większość firm traktowała komunikację wewnętrzną po macoszemu, nadając im względnie poboczną rangę. Priorytetem zarządów było zdobywanie nowych klientów poprzez działania marketingowe oraz media z pomocą komunikacji zewnętrznej. Dzisiaj widać, że to co dzieje się wewnątrz, jest równie ważne jak i to co na zewnątrz. Trudno chwalić się czymś, co jest wadliwe od środka.

Z komunikacją wewnętrzną jest jak z ciałem człowieka. Działamy sprawniej jeśli wszystko w środku funkcjonuje prawidłowo.

MM: A co z intranetem? Przeważnie mówi się o wdrożeniach tego systemu właśnie w temacie komunikacji wewnętrznej. Jaką rolę odgrywa on w komunikacji wewnętrznej?

AS: Otóż, nic już nie wzbudza wątpliwości, że w dzisiejszej dobie intranet jest kluczowym narzędziem komunikacji wewnętrznej. Jego głównym zadaniem jest upraszczanie komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Sam intranet jest rodzajem systemu zarządzania komunikacją i informacją wewnątrz firmy. Funkcjonuje on na zasadzie systemu dostępnego dla menadżerów firmy przez przeglądarkę internetową, dzięki któremu skutecznie i szybko mogą oni znaleźć szereg potrzebnych informacji oraz skutecznie przekazać informacje swojemu szefostwu czy współpracownikom. Umożliwia m.in. korzystanie z takich usług, jak wewnętrzne komunikaty, baza dokumentów, raportowanie sprzedaży, system pracy grupowej czy narzędzia wspierające obsługę klienta.

MM: Skojarzenia związane z intranetem wiążą się głownie z wielkimi korporacjami. Czy w takim razie w średnich albo małych firmach nie można mówić o sprawnym zarządzaniu przy pomocy tego systemu?

AS: Jeszcze parę lat temu intranet uważany był za luksus, na który mogą pozwolić sobie jedynie duże korporacje. Dzisiaj coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie wewnętrznych programów a nawet zaawansowanych intranetów. Dostrzegalny wzrost zainteresowania systemem dowodzi, że skuteczna i skoordynowana komunikacja wewnętrzna, jaką niesie ze sobą intranet, usprawnia działanie nie tylko rynkowych gigantów. Warto dodać, że pojawienie się intranetu w organizacji determinuje bardziej potrzeba a niżeli samo narzędzie. Współczesne intranety znajdują zastosowanie zarówno w instytucjach i urzędach administracji centralnej i samorządowej, w korporacjach jak też w małych firmach. Nic nie stoi na przeszkodzie, by posiadały go nawet kilkuosobowe zespoły menadżerów.

Pod warunkiem, że naprawdę będzie on tam pomocny – zjawisko to porównać można do potrzeby używania telefonów komórkowych w firmie – używa się ich zarówno w dużych jak i małych organizacjach, w zależności od zadań firmy.

MM: Czy są branże, w których rozwiązania intranetowe są szczególnie cenne?

AS: Badania nad polskim intranetem dowodzą, że najbardziej pomocny jest on pracownikom biurowym, jak również w firmach, których działalność opiera się na gromadzeniu i przetwarzaniu dokumentów i informacji. O jego zaletach szybko po wdrożeniu przekonują się pracownicy, którzy do tej pory bazowali na klasycznych segregatorach. W firmach, w których dane/informacje w tradycyjnej, papierowej formie często przepływają między działami, gubią się lub są nieaktualne – wszystko razem przekłada się na opóźnienia w realizacji zamówień, straty i konieczność pracy w nadgodzinach. Poza tym, każdy z pracowników zobowiązany jest do wykonywania żmudnej pracy biurowej. Intranet pozwala usprawnić tego typu pracę, zabezpieczyć wszystkie dokumenty oraz co najważniejsze odciążyć pracowników.

MM: Ile firm w Polsce korzysta z intranetu?

AS: Z naszych obserwacji wynika, że około 48-60% polskich dużych i bardzo dużych przedsiębiorstw korzysta z intranetu. Mniejsze firmy decyduję się na wdrożenie rzadziej, jednak trzeba przyznać , że zainteresowanie tego rodzajem systemem komunikacji wewnętrznej z każdym rokiem wzrasta również w tym sektorze. Na chwilę obecną wskaźnik wykorzystania intranetu w średnich przedsiębiorstwach nie przekracza jednak 20%.

MM: A jak wygląda Polska na tle innych krajów? Bardzo odbiegamy w tej kwestii od europejskich, albo światowych norm?

AS: Paradoksalnie polskie firmy nie odbiegają od współczesnych, międzynarodowych standardów dotyczących funkcjonalnego wykorzystania intranetu w organizacji. Jako, że intranet pojawił się w naszym kraju stosunkowo późno, ominął nas etap wdrażania systemów sprzyjających wyłącznie jednostronnej komunikacji, działających na zasadzie elektronicznych tablic ogłoszeń. Polskie firmy mogą pochwalić się wspaniałymi, zaawansowanymi formami intranetów, sprzyjającymi prawdziwej, dwustronnej komunikacji wewnętrznej. Stałymi elementami sieci wewnętrznych w Polsce zaczynają być grupy dyskusyjne, czaty, blogi, galerie zdjęć. Pojawiły się nawet kompletne firmowe portale społecznościowe dla pracowników. Intranet przestaje być zatem miejscem, do którego pracownik ma dostęp wyłącznie w miejscu pracy. Wychodzi z biura i podąża za ludźmi. Jest dostępny z zewnątrz z dowolnego miejsca na ziemi za pomocą stron www lub telefonu komórkowego.

MM: Okazuje się zatem, że nie tylko mamy o czym rozmawiać, ale także czym się chwalić. Dziękuję za rozmowę.