Bałagan i stosy papieru mogą być wielką przeszkodą w rozwoju małych przedsiębiorstw. Niezastosowanie rygorystycznych systemów do zarządzania dokumentami i porządkiem może mieć duże konsekwencje finansowe, co ilustruje publikacja Fujitsu stworzona we współpracy z AIIM (Stowarzyszeniem ds. Zarządzania Informacją i Dokumentami) zatytułowana Scan More, Print Less – Save Your Small Business a Small Fortune.
Wyniki badań wskazują, że źle umieszczony lub skatalogowany dokument może kosztować małą firmę średnio 400 złotych. Natomiast ARMA International, stowarzyszenie non-profit zajmujące się zarządzeniem informacją szacuje, że firmy źle katalogują średnio nawet 20% swoich dokumentów. Dla biznesu to niepotrzebna strata ogromnych pieniędzy, a zwracanie uwagi na tego typu szczegóły jest ważne przede wszystkim dla małych firm, ponieważ pomaga im zwiększyć rentowność.
Ograniczając bałagan, możesz przekształcić swoje biuro i zwiększyć produktywność pracowników, dzięki czemu będziesz pracować efektywniej nad osiągnięciem celów firmy. Chociaż idea może się wydawać skomplikowana, oto kilka prostych, ale skutecznych porad pomagających w zachowaniu uporządkowanego i wydajnego miejsca pracy.
1. Zacznij od nowa
Nowy rok podatkowy to doskonała okazja do przeglądu aktualnych procesów i pomyślenia o wprowadzeniu nowych systemów. Zacznij więc od stworzenia przejrzystego systemu katalogowego dla wszystkich dokumentów papierowych. Systemy segregujące mogą być zbawienne w przypadku zarządzania papierami — musisz się tylko upewnić, że system jest jednolity w całej firmie, i że cały personel jest przeszkolony w używaniu go w ten sam sposób.
2. Poświęć czas na usprawnienia
Kiedy nowy system będzie już gotowy, możesz wpłynąć na pracowników, by go używali, określając cotygodniową akcję archiwizowania i katalogowania. Przeznaczenie na przykład stałego przedziału czasu w poniedziałek rano na uporządkowanie biura powinno zagwarantować, że Ty i Twoi pracownicy będziecie stosować się do systemu. Ponadto sprzyja to kulturze organizacji i zaangażowaniu na rzecz utrzymania porządku w miejscu pracy.
3. Stwórz cyfrowe wersje dokumentów
Selekcja papieru jest ważna, ale warto zabezpieczyć swoją pracę, tworząc kopie zapasowe ważnych dokumentów. Wdróż system zarządzania dokumentami ze skanerem dokumentów i oprogramowaniem do zarządzania dokumentami i upewnij się, że Twoja załoga rozpoczęła digitalizację dokumentów papierowych. Ich skanowanie to nie tylko archiwizacja ważnych dokumentów, ale również okazja do pozbycia się papierowych oryginałów i zmniejszenia biurowego bałaganu. Oznacza także posiadanie wszystkich ważnych dokumentów w postaci cyfrowej w bezpiecznym miejscu, gdzie nie można ich zagubić.
4. Niszcz i przetwarzaj
Spróbuj zainwestować w niszczarkę i kosz, by umożliwić pracownikom skuteczne ograniczanie bałaganu. Zaoferowanie podwładnym sposobu na szybką i skuteczną utylizację papieru powinno zachęcić ich do utrzymania biura w porządku i zagwarantować, że każdy będzie trzymać się nowych procesów usprawniających. Przy okazji zrobisz coś dla środowiska, więc w dobie dbałości o naturę zyskasz dodatkowe punkty.
5. Używaj kolorów
Aby dokumenty papierowe pozostały uporządkowane, w miejscu ich przechowywania wprowadź system oznaczania kolorami. Ten jasny i prosty sposób katalogowania zagwarantuje porządek i usprawni biuro. Badania wykazały, że jasne kolory zwiększają kreatywność, więc zainwestujesz również w bardziej pomysłowy i produktywny zespół pracowników.
Zmniejszając biurowy bałagan trzeba być wymagającym. Dopilnuj, by pozbywano się zbędnych papierów i wprowadź rozwiązania zachęcające Twój zespół do tego samego. Inwestując w istotne wyposażenie biurowe, takie jak skanery i niszczarki, dajesz swym pracownikom narzędzia niezbędne do utrzymania biura w porządku. Jeżeli będziesz się angażować w nowe systemy organizacji zobaczysz, że lepsze zarządzanie papierem naprawdę oznacza lepszy biznes.