źródło: Pixabayźródło: Pixabay

W wielu projektach biznesowych wciąż stosuje się przestarzałe metody komunikacji lub co gorsza, ich twórcy i decydenci wcale nie wiedzą, jak powinna wyglądać prawidłowa wymiana informacji w firmie. Czym jest komunikacja?

Żeby zrozumieć jej istotę, należy przede wszystkim wiedzieć, że jest to podstawowy proces umożliwiający funkcjonowanie w społeczeństwie. Nie może on odbywać się bez udziału nadawcy i odbiorcy oraz przekazywanej informacji. Roman Jakobson – rosyjski językoznawca, opracował ciekawy schemat, który obrazuje komunikowanie się. Zawiera on podstawowe elementy tego procesu – nadawca, kontekst, komunikat, kontakt, odbiorca, kod.

Żeby akt komunikacji mógł zostać w pełni dokonany, odbiorca musi wyrazić chęć dekodowania informacji, czyli jej odbioru. Dlatego w firmach tak istotne jest zaangażowanie w rozmowę. Nieudolne porozumiewanie się często jest wynikiem braku chęci odebrania przekazu. Jedną z dawnych metod opartą jedynie na jednostronnym mówieniu był monolog – przełożony jedynie wyrażał oczekiwania i podawał ostateczne terminy realizacji. W takiej sytuacji nie można mówić o komunikacji międzyludzkiej! A pamiętajmy o fakcie, że podstawą systemu sprzedaż bezpośrednia i marketing sieciowy jest właśnie komunikacja międzyludzka. To clue, kwintesencja tego biznesu. Bez tego ani rusz…

Co niesie ze sobą dobra komunikacja w firmie? Korzyści, które mogą płynąć ze sprawnego komunikowania się w przedsiębiorstwie, dają efekty w postaci udoskonalenia jakości pracy, ale też często poprawienia wizerunku całego przedsięwzięcia. Jak pisze profesor Henryk Mruk w książce „Komunikowanie się w biznesie”: „Skuteczność działań w biznesie [...] warunkowana jest wiedzą i umiejętnościami w zakresie komunikowania się”. Dobra komunikacja w organizacji może przełożyć się na lepsze działanie firmy, ale też na zwiększenie profitów finansowych. Przynoszące efekty rozmowy i jasny przekaz informacji pozwolą uniknąć nieporozumień, które w pracy bywają szczególnie kłopotliwe.

Wiele czynników wpływa na to, jak komunikacja jest prowadzona w biznesie, o ile w ogóle jest. Często może być to wynik ograniczonego czasu, niechęci współpracowników, negatywnego podejścia do dzielenia się informacjami. Komunikacja jest istotna, ponieważ tworząc zespół, który wykonuje powierzone działania, realizuje cele, nie sposób nie rozmawiać o tym, nad czym się pracuje. Umiejętne przekazywanie komunikatów pomiędzy samymi współpracownikami, jak też pracownikami, a zarządem, tworzy lepszy wizerunek firmy, a omawianie strategii, otwartość, dyskusja, mogą dawać zaskakująco zadowalające wyniki i pozwolą zaoszczędzić czas.

Jak poprawić wewnętrzną komunikację? Najbardziej niepożądanym modelem komunikacji jest przekaz jednostronny – wcześniej wspomniany monolog. Znacznie skuteczniejszy i bardziej efektywny jest dialog. Istotne też, żeby wiedzieć, iż współpracownicy o tym, co dzieje się w firmie, powinni dowiadywać się od samych decydentów, a nie ze źródeł pośrednich. Jak pisze Agnieszka Olsztyńska w swojej pracy „Komunikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwie”, komunikacja ma na celu „wzbudzenie zrozumienia dla wszystkich decyzji podejmowanych na obszarze organizacji i zarządzania przedsiębiorstwem oraz budowanie postaw lojalności i identyfikacji z firmą”.

Oczywisty zatem staje się fakt, że dobra komunikacja to podstawa współpracy. Dostępne jest wiele narzędzi, zarówno tradycyjnych, jak i tych online, które usprawniają proces porozumiewania się, podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów. Tradycyjne zebrania w firmie są dobrym rozwiązaniem, ponieważ jest to wydajna forma komunikacji twarzą w twarz. Według danych z raportu STATE OF THE SECTOR 2017 aż 73% badanych uważa, że najbardziej skuteczna jest właśnie komunikacja bezpośrednia, jednak ta nie zawsze jest współcześnie możliwa.

Spotkania wirtualne. Obecnie, kiedy wiele osób wyjeżdża służbowo, pracuje w innej części kraju, czy nawet w innym państwie i nie może fizycznie brać udziału w spotkaniach, pomocne są programy online. Rozwiązaniem stworzonym na potrzeby dzisiejszego modelu komunikacji w firmie może być np. Cisco Webex. Światowy lider IT połączył tradycyjny sposób organizacji pracy z komunikacją online. Platforma pozwala na stworzenie wirtualnego środowiska pracy w taki sposób, aby bez problemu zorganizować spotkanie służbowe, w którym udział wezmą osoby przebywające poza firmą, nawet po drugiej stronie półkuli – potrzebny jest jedynie dostęp do internetu.

– Cisco Webex to profesjonalne narzędzie, dzięki któremu niezależnie od urządzenia oraz systemu operacyjnego, z którego korzystamy, możemy brać udział w zebraniu. Dzięki funkcji udostępniania ekranu i tablicy, na bieżąco możemy śledzić omawiane treści – mówi Arkadiusz Rosiak, presales team manager w Innergo Systems.

Narzędzie to usprawnia pracę zespołową i poprawia komunikację w przedsiębiorstwie. Dzięki szerokiej gamie funkcji platforma jest dostosowana do potrzeb współczesnych firm, w których zadania często muszą być wykonywane zdalnie. Praca mobilna pozwala uniknąć opóźnień i kłopotów, jakie mogą wyniknąć z nieobecności. Komunikacja osiąga tutaj znacznie lepszy, nowoczesny poziom.