I tu z pomocą przychodzą nowoczesne technologie. Sektor prawniczy od lat rozwija się bardzo dynamicznie. Coraz większa liczba klientów i spraw, które trzeba obsłużyć, wymaga od kancelarii optymalnego zarządzania. Tymczasem polskim kancelariom wciąż brak biznesowego podejścia. Potwierdzają to analizy: aż 85% prawników uważa, że na rynku brakuje nowoczesnych rozwiązań informatycznych, które usprawnią proces zarządzania kancelarią. Jest to tym bardziej niepokojące, że w maju 2011 r. prawnicy zostaną dodatkowo obciążeni obowiązkiem fiskalizacji.
Kancelaria prawnicza to podmiot biznesowy
Zapominają o tym przede wszystkim właściciele małych kancelarii, których metody zarządzania dotąd się sprawdzały. Nastał czas na bardziej biznesowe podejście, w którym kancelaria jest firmą świadczącą profesjonalne usługi dla przedsiębiorstw i podmiotów indywidualnych. Takie podejście wymaga innego stylu zarządzania, uwzględniania potrzeb klientów, zarządzania czasem, realnego obliczania stawek i planowania działań.
W przypadku większych firm prawniczych kluczowe jest efektywne pozyskiwanie nowych klientów i skuteczne zarządzanie sprawami stałych. Z kolei średnie kancelarie, w których pracuje do dziesięciu osób toną pod ilością zleceń, a sekretarki i aplikanci pochłonięci są załatwianiem spraw bieżących. Taki system prosperuje całkiem nieźle, ale tylko do czasu… Ci, którzy planują biznesowy rozwój powinni zacząć myśleć o usprawnieniu zarządzania.
Walka z papierologią
Na rynku funkcjonują rozwiązania ułatwiające pracę prawników. Jednak są to w głównej mierze programy stanowiące bazę wiedzy prawniczej. Brakuje programów wsparcia dla prowadzenia administracji. Tymczasem z oprogramowania tego typu, na przykład stanowiącego własność brytyjskiej marki LegalOffice, korzysta aż 10 tys użytkowników. Pierwsza wersja programu powstała jeszcze w 1989 roku i od tamtej pory jest cały czas uaktualniana. Tymczasem polscy użytkownicy pozostają nadal daleko z tyłu. Może czas w końcu dogonić Europę?
Producent LegalOffice wszedł właśnie na polski rynek. Według jego badań, 85% ankietowanych prawników uważa, że branża potrzebuje oprogramowania wspierającego pracę i administrację kancelarii. – Największym problemem jest zapanowanie nad dokumentacją. Taki program umożliwia mi wgląd w sprawy prowadzone przez mecenasa. Usprawnia też obieg dokumentów – mówi Jowita, aplikantka w jednej z wrocławskich kancelarii. – Dla mnie z kolei istotne jest ocenienie ilości czasu pracy, jaki poświęcam danej sprawie. Jeśli program wylicza stawki godzinowe to już wielki sukces, który racjonalizuje też ceny usług – dodaje adwokat z tej samej kancelarii.
Pod okiem fiskusa
Po 30 kwietnia 2011 obowiązkiem ewidencji sprzedaży usług zostaną objęci między innymi prawnicy świadczący usługi na rzecz osób fizycznych oraz lekarze prowadzących prywatną praktykę, jeśli ich roczne obroty przekraczają 40 tysięcy złotych. W praktyce oznacza to konieczność zakupu kasy fiskalnej lub instalację oprogramowania administrującego kancelarią, posiadającą moduł służący do wystawiania i drukowania faktur i paragonów. W tym drugim rozwiązaniu trzeba wyposażyć się w drukarkę fiskalną, na którą dostanie się refundację. Jest to rozwiązanie bardziej kompleksowe, przyczynia się bowiem do sprawniejszego zarządzania sprawami klientów i pozwala zaoszczędzić sporo cennego czasu.
Na rynku pojawia się trend, aby kancelarie były zarządzane przez profesjonalnych specjalistów od marketingu. Podobnie, jak w innych branżach, zastosowanie znajdują tu metody znane z zarządzania przedsiębiorstwami. Uczelnie wyższe otwierają nawet specjalne studia podyplomowe, na których słuchacze uczą się jak właściwie zarządzać kancelarią prawną. Branża prawnicza jeszcze długo nie uwolni się od niezbędnej makulatury. Kancelarie powinny się przekonać do korzystania z rozwiązań informatycznych, a na to potrzeba czasu. Opasłe segregatory powinny być już dawno zastąpione przez ich elektroniczne odpowiedniki.