źródło: flickr.comźródło: flickr.com

Bez wątpienia do takich działów we współczesnych przedsiębiorstwach, szczególnie produkcyjnych, należy dział zakupów. To właśnie osoby w nim pracujące odpowiadają za to, że odpowiednie materiały, niezbędne np. do produkcji, zostaną dostarczone w momencie, gdy będą rzeczywiście potrzebne. Zaopatrzenie ma ogromne znaczenie dla kształtowania powiązań wewnątrz firmy. Dlatego tak ważnym zagadnieniem jest planowanie zakupów w przedsiębiorstwie. Głównym celem planowania zakupów jest identyfikacja klientów wewnętrznych, którzy będą chcieli nabyć dany asortyment. Do innych celów zaliczyć możemy m.in. wstępną weryfikację potrzeb, utrzymanie dyscypliny finansowej, a co za tym idzie identyfikacja ewentualnych problemów finansowych. Dobry plan to również redukcja kosztów, jakie pociąga za sobą magazynowanie dużej ilości produktów i materiałów.

Plan zakupowy pozwala efektywnie przewidzieć potrzeby zakupowe, co w konsekwencji pozwoli na sprawne zarządzanie postępowaniami zakupowymi. Dzięki planowi i temu co jest w nim zawarte wyznacza się osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania, szacuje się pracochłonność danych etapów i postępowań, a także ustala się skład komisji przetargowych, czy też z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym uruchamia poszczególne postępowania.

Aby w pełni zrealizować cele, proces planowania musi spełniać pewne wymogi. Po pierwsze, procesem tym należy objąć wszystkie nabywane kategorie asortymentowe zarówno produkty, jak i usługi, bez względu na ich wartość oraz specyfikę. W celu efektywnego planowania potrzeb, należy zadbać o regularną aktualizację zakresu poszczególnych kategorii asortymentowych. Zakres działań i odpowiedzialności kupców powinien być jasno określony, np. poszczególni kupcy powinni koordynować proces planowania w zakresie przypisanych im kategorii, tak aby nie wchodzili w kompetencje innych osób.

Wszelkie zamówienia odnośnie poszczególnych produktów i usług powinny być zbierane w jednym, ujednoliconym formularzu, najlepiej elektronicznym, co pozwoli już na wstępie uporządkować i ujednolicić proces, a także będzie źródłem informacji dla osób odpowiedzialnych za zakupy danej kategorii asortymentowej. Zbieranie informacji od klientów wewnętrznych z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym pozwoli na weryfikację prognozowanych potrzeb, następnie porównanie ich z budżetem, dalej na przeprowadzenie negocjacji z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne budżety, czy w końcu na uzgodnienie planowanych wartości, a następnie agregację potrzeb oraz wskazanie postępowań strategicznych.

Wszelkie zgłaszane zapotrzebowanie na produkty i usługi powinno podlegać weryfikacji merytorycznej i finansowej. Zbieranie informacji dotyczących zapotrzebowania na poszczególne produkty czy usługi powinno zakończyć się przed rozpoczęciem okresu, na który planowane są poszczególne postępowania. Jeśli zbierzemy odpowiednie informacje wcześniej, pozostanie więcej czasu na stworzenie planu oraz zatwierdzenie go w terminie, co pozwoli uniknąć opóźnień w postępowaniach. Optymalny czas potrzebny do przeprowadzenia całego procesu planowania jest indywidualny dla każdego przedsiębiorstwa, uzależniony jest od wielu czynników oraz branży, w której funkcjonuje dana firma, jednakże najbardziej optymalny wydaje się okres nie dłuższy niż 8 tygodni.

Plan zakupowy jest niezwykle ważny, gdyż stanowi punkt wyjścia dla pracy kupców. Stanowi on bazę do rozpoczęcia postępowań zakupowych z odpowiednim wyprzedzeniem, a także zyskujemy odpowiednią ilość czasu na stworzenie zapytań ofertowych, ich publikację, zebranie ofert, wyłonienie najlepszej oraz podpisanie umów z dostawcami. Obecnie, na rynku istnieje wiele rozwiązań wspomagających proces publikacji zapytań ofertowych, zbierania ofert, a także wybór najlepszej oferty.