źródło: www.sxc.hu
Swoją opinię na ten temat mają właściciele małych i średnich firm. Wspomaganie zarządzania w firmie programami komputerowymi jest w Polsce normą. Zróżnicowana jest jednak skala wykorzystywania tego typu narzędzi. Część firm poprzestaje na prostych programach do księgowania lub fakturowania, część sięga po bardziej rozbudowane systemy CRM. Jedni korzystają z programów na licencjach do instalowania na komputerach, inni próbują najnowszych rozwiązań cloud computing do używania, których wystarczy przeglądarka i wykupiony abonament. Jednak bez względu na stopień zaawansowania wybranego oprogramowania, chodzi przede wszystkim o zapanowanie nad chaosem informacyjnym w przedsiębiorstwie.
– W dzisiejszych czasach najważniejsza jest informacja – potwierdza Wojciech Dorożyski z drukarni Duży Format, która obecnie pracuje nad własnym pakietem usprawniającym zarządzanie. – Stąd przepływ informacji w naszej firmie oraz czas realizacji zlecenia jest jednym z kluczowych czynników wpływających na zadowolenie klientów. Dzięki temu oprogramowaniu, pracownicy z poszczególnych działów naszej firmy będą mieli wgląd, na jakim etapie jest dane zlecenie. Owo przedsięwzięcie usprawni działanie i zneutralizuje chaos w firmie.
Duży Format zdecydował się na zamówienie systemu „skrojonego na miarę”, dopasowanego do indywidualnych potrzeb. Nad podobnym rozwiązaniem pracuje sieć cukierni Lenkiewicz. W tym przypadku nacisk położony jest na zarządzanie produkcją. – Program ten ułatwi nam politykę magazynową oraz usprawni proces produkcji ciast i lodów – opowiada Michał Lenkiewicz. – Pracownik nie będzie miał możliwości pomyłki przy dozowaniu półproduktów, gdyż system sam, według receptury, wyda z magazynu dokładnie tyle półproduktów ile potrzeba na daną partię towaru.
Jednak takie rozwiązanie nie jest idealne dla wszystkich. Stworzenie systemu dostosowanego do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa to dość duży wydatek. Ponadto, w większości mniejszych firm dobrze sprawdzają się uniwersalne rozwiązania, pomagające usprawnić przepływ informacji między organizacją a otoczeniem oraz wewnątrz organizacji. O tym, że mogą się one okazać pomocne, przekonani są nawet przedsiębiorcy, którzy ich nie używają. Prowadząca mikro-firmę Renifer Aleksandra Łukomska-Smulska mówi: – Nie korzystam z oprogramowania wspomagającego zarządzanie firmą, ponieważ korzystam z usług dobrego doradcy podatkowego. Z całą pewnością jednak podmiotom handlowym przydałoby się oprogramowanie pozaksięgowe poprawiające relacje i kontakt z klientami, umożliwiające szybki przepływ informacji handlowych a zatem wpływające pozytywnie na poziom sprzedaży i jej jakość.
Każde przedsiębiorstwo powinno zatem rozważyć zainwestowanie w rozwiązanie tego typu. Przed decyzją warto jednak zadać sobie kilka pytań. Jakie procesy w firmie chcemy usprawnić? Jakie potrzeby zaspokoić? Jak zaawansowani są nasi pracownicy w obsłudze programów tego typu? Czy zależy nam na integracji poszczególnych elementów pakietu, czy chcemy skorzystać jedynie z jednego modułu?
Jerzy Okoński z toruńskiego Fortu IV zwraca uwagę na jeszcze jeden, prawdopodobnie najważniejszy aspekt – intuicyjność programu. – Zdarzyło się kilka razy, że posiadaliśmy znakomite pod względem technicznym oprogramowanie, którego obsługa była bardzo trudna, a proces szkolenia droższy od samego programu – mówi.
Warto zatem poświęcić trochę więcej czasu na dokonanie właściwego wyboru, aby później móc zaoszczędzić czas podczas wykonywania biznesowych zadań.